Как да напишем бизнес писмо, което няма да се изгуби в „информационния боклук“ и ще бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думи в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - се осъществява комуникация с клиенти, бизнес партньори и работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не трябва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

• Ясно е
• ефективно
• сериозно
• интересно

И никога не е късно да научите това. Нека започнем с основите: разберете разликата между бизнес и обикновено писане.

Как служебното писмо се различава от обикновеното писмо? Специфика на бизнес писмото

Писмото е кратък текст от една или две страници, чиято цел е да предаде информация за нещо на адресата.

Естеството на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

• бизнес (официален)
• личен (неофициален)

За бизнес писмоХарактеристика:

• краткост
• точност
• разсъждения и логика
• информационно съдържание
• оценъчна и емоционална неутралност
• стандартизация:
• се използват официални формуляри
• използват се устойчиви фигури на речта, специални канцеларски термини и конструкции
• брой теми - 1-2
• насочване
• ясно дефинирана командна верига (ако е необходимо)

Какви видове бизнес писма има?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

• Искате да сключите сделка и да предложите нейните конкретни условия - съставете писмо с оферта (оферта) за адресата

• Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
• Искате ли да информирате своя получател за нарушение на договорни задължения от негова страна? Напишете искова молба (жалба)

С нестопанска цел

• Благодарете в благодарствено писмо
• Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо и вашето съгласие с писмо за потвърждение
• Пишете бюлетини, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за получателя
• Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
• Поздравете в поздравителни писма, попитайте в молби, съболезнувайте в съболезнователни писма
• Ако трябва да изпратите важни документи или материални активи, не забравяйте да подготвите мотивационно писмо за вашия товар

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава пишете циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна форма на представяне

5. Форма на заминаване

• в плик
• електронен
• по факс

Структура на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Правилно форматираната буква трябва да съответства на следната схема:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

Обикновено това е резюметеми за писма.

Важно: Напишете заглавието правилно, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Липсата на заглавия в бизнес кореспонденцията е типична за начинаещи, които нямат основни умения за водене на бизнес кореспонденция.

2. Обжалване

• има традиционната форма "скъпи"
• написана с главни буквив средата на линията

Важно: Използването на съкращения е забранено!

3. Преамбюл

• въвежда адресата в основната идея на писмото
• подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава основната идея, заложена в преамбюла

В тази част на писмото

• ясно посочвате същността на предложението/жалбата
• дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За по-лесно обосноваване можете да използвате следната диаграма:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпка или очакван резултат и насърчаваща адресата да предприеме действия

5. В заключение:

6. В прозореца „Подпис“ трябва да се посочи информация за адресата:

• длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално или, обратно, колко живо, топло и човешко трябва да бъде вашето послание?

• Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което пише писмото
• При използването на официален стил се представят факти и въз основа на тях се правят подходящи заключения.
• Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата при равни условия
• Официалният стил демонстрира ясна командна верига и сила, с която читателят на писмото е принуден да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

• в какви тегловни категории сте вие ​​и вашият получател?
• искате да преговаряте приятелски или да упражните натиск от позиция на силата

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

• Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
  Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се повтарят.
• Преки призиви и искания
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
• Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

Официален стил

• Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
  Например: Администрацията на киното се извинява искрено за промяната на вечерния график
• Замяна на лични жалби и молби с изявления
  Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
• Употреба на често срещан канцеларизъм: Предлагам на вашето внимание, поради факта, че

Официалният стил абсолютно не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест тези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво е оплакване и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата върху това какви действия очаквате от него. Посочете и конкретни срокове за изпълнение на поставените от вас задачи.

Шаблонът за писмо за жалба ще ви помогне да го съставите правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

• писмо за отказ
• писмо с положителен отговор

Съставянето на двата вида писма има две Общи правила(при условие, че инициативното писмо е съставено правилно):
1. Писмото-отговор запазва лексиката и говорните модели на инициативното писмо
2. Текстът на писмото за отговор не трябва да съдържа информация за

• дата на съставяне на инициативното писмо
• неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е даден по-долу:

Отказът обаче не винаги трябва да е мек. Има ситуации, в които е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писма за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писмата с отговори и писмата с оплаквания

Информационното писмо е многофункционално:

• отчети (например за промени в цените в ценови листи)
• уведомява (за преизбиране на членове на съвета на директорите)
• уведомява (за изпращането на стоки)
• заявява (намерения)
• потвърждава (получаване на стоки)
• напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
• рекламира и информира (за компанията като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-много актуален въпросДнес въпросът е как правилно да съставите рекламно и информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличие на жаргон или неофициален език в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти и обективна информация в писмото
6. Нарушаване на основните правила за учтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неясни изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на обяснения на съкращенията
10. Обща замъгленост на текста, ако е компилиран безцелно

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блокова структура за съставяне на текст.
Този метод спестява време и поддържа цялостния стил на цялата бизнес документация. Характерна особеност на метода е отворената пунктуация или липсата на точки / запетаи (например при създаване на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Такъв шрифт се възприема на подсъзнателно ниво като стабилен и солиден.

3. В основния текст трябва да се използват серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо.

Важно: Има букви, които винаги се пишат само на ръка!
Това са поздравителни писма, съболезнователни писма, благодарствени писма

Голям брой полезна информацияотносно изготвянето на текстове на бизнес писма можете да намерите във видеото от Саша Карепина.

Видео: Как да пишем мотивационни писма и автобиографии

Видео: „Учене от разказвачи на истории.“ Тайните на продажбата на текстове

Молбите са неразделна, важна и необходима част от бизнес кореспонденцията. От една страна, това са тактични и дипломатични молби по актуални въпроси, от друга страна, те са инструмент за постигане на определени цели на адресата. Целта на всяко писмо с молба е да накара адресата да предприеме определени действия, изисквани от автора на писмото. Как да напишем писмо с молба, за да получите възможно най-близо до положителен отговор?

Всяко писмо с искане трябва да се състои от добре обмислена обосновка и ясно изложение на искането. Освен това можете да използвате техники, които повишават ефективността на писане.

Стъпка 1. Към кого се обръщате с вашата заявка?

Обърнете се към адресата лично, за предпочитане с име и бащино име:

“Уважаеми Иван Иванович!”, “Уважаеми господин Иванов!”

Първо, ще изразите уважението си към адресата, и второ, молба, адресирана до конкретно лице, налага отговорност върху него за нейното изпълнение. Има ситуации, когато искане е адресирано до екип или група хора. В този случай също е препоръчително да персонализирате обжалването възможно най-много:

“Уважаеми колеги!”, “Уважаеми мениджъри!”, “Уважаеми младши служители!”, “Уважаеми служители в отдел Човешки ресурси!”

Стъпка 2. Защо се свързвате с мен?

Направете комплимент на получателя. Като правите комплимент на получателя, вие отговаряте на въпроса му: „Защо ми задавате този въпрос?“ Обърнете внимание на предишните му постижения или лични качества.

„Винаги сте готови да изслушате и да намерите най-добрия начин за решаване на проблема на почти всеки, който се свърже с вас. И, за да ви отдам кредит, помогнахте на много хора.

„Вие сте водещ експерт в областта...“

„Помогнахте на много хора да разрешат най-трудните въпросив областта на..."

Тази техника ще позволи на адресата да разгледа по-отблизо искането и да се опита да намери възможност за удовлетворяване майната й

Комплиментът е подходящ, когато става въпрос за нестандартни искания, когато трябва да спечелите получателя, когато трябва да привлечете вниманието към определени заслуги и качества, които са необходими и важни за изпълнението на вашата молба.

Много е важно да не преминавате границата между комплимент и грубо ласкателство. Бъдете искрени.

Стъпка 3. Обосновка на заявката

Всяко искане трябва да бъде обосновано, за да посочи защо отправяте това конкретно искане. Въведете адресата в контекста на вашия проблем.

На този етап трябва да изберете трите най-значими аргумента за адресата. Най-добре е да изградите аргументи по следната схема: силен - среден - най-силен.

Има искания различни нивасложност, така че адресатът не винаги се интересува от изпълнението на нечии искания. Той трябва да бъде убеден, че изпълнението на молбата има потенциални ползи:

Интересувайте получателя

Предложете да реализирате някоя атрактивна възможност за него, свързана с изпълнението на вашата заявка:

„По всяко време бизнесът и предприемчивите хора са се стремили не само да постигнат материален успех, но и да оставят своя отпечатък в историята на Родината, да бъдат запомнени добри дела, за да спечелите уважение."

« Успешната дейност на всяка професионална общност е преди всичко разбиране и подкрепа от приятелски съюзи, участие в съвместни събития и проекти».

« Разбира се, голямата ви цел е чист и удобен град за хората».

Или изразете проблем, който е много подходящ конкретно за вашия адресат:

„Вие, като мъдър собственик на града, вероятно сте загрижени за хаотичните разходки на децата на различни възрастина неподходящи места, което води до увеличаване на пътнотранспортните произшествия и увеличаване на детската престъпност.“

„Вашият отдел получава по-чести обаждания по несъществени въпроси, което отнема много ценно работно време.“

Покажете как вашата заявка може да помогне за реализирането на възможността:

« И днес, когато страната ни разчита на младостта, трудно може да се намери по-необходима, свещена кауза от помощта на младежи и девойки от семейства в неравностойно положение. В нашия град вече има такива, които оказват такава помощ - под егидата на кметството нашият благотворителен център „Наследство“ работи с дарения на граждани, обучавайки проблемни тийнейджъри на народни занаяти ».

Или за решаване на проблема:

„Оборудването на специализирани места за прекарване на времето на деца от различни възрасти ще помогне за намаляване на нивото на детската престъпност и минимизиране на пътнотранспортните произшествия с участието на деца.“

Опишете значението на искането

Когато няма какво да предложите на адресата или в контекста на това искане е неподходящо, тогава е по-добре адресатът да бъде актуализиран. Тук трябва да опишете ситуацията толкова подробно, колкото е необходимо, за да разберете уместността на заявката и важността на нейното изпълнение. Значението на молбата трябва да бъде описано по такъв начин, че да „докосва душата“. Ако искането не попада в категорията „чувствителни“, тогава трябва да покажете на адресата причинно-следствената връзка, която ще гарантира, че адресатът ще изпълни искането.

„От (дата), съгласно договор за наем № Х, наемната цена за 1 м2 е 20 щ. в един ден. През последните три месеца се наблюдава спад в търговската активност поради икономическа нестабилност и социални вълнения. Средната печалба от търговия е 10 USD. на ден, което не стига дори за плащане на наем. Ако не бъдат взети мерки, частните предприемачи ще бъдат принудени да затворят търговските си обекти, което може да се отрази негативно на вашите доходи.

По този начин трябва да изясните на получателя, че изпълнението на искането носи перспектива за получаване на материални или нематериални ползи.

Стъпка 4. Изявление на заявката

Когато адресатът е подготвен, можете да посочите действителното искане. Текстът на искането трябва да бъде съвсем кратък и пределно ясен. В никакъв случай не трябва да има двусмислие или подценяване. Например, ако говорим за намаляване на наема, важно е да посочите до какво ниво:

„Молим ви да намалите нивото на наема, докато ситуацията се стабилизира до 5 USD. на m2 на ден."

Ако говорим за предоставяне на услуги, тогава направете заявката възможно най-конкретна, като посочите желаните дати, цена и т.н.:

« За оборудване на грънчарска работилница се нуждаем от пещ за изпичане на керамика - молим ви да ни помогнете да я закупим. Цената на печката с монтаж е 998 хиляди рубли».

IN в този примерНе е съвсем ясно какъв вид помощ се изисква от адресата. Би било по-добре да формулирате искането по-конкретно: „Молим ви да ни помогнете да закупим пещ за изпичане на керамика, като преведете 333 хиляди щатски долара по банковата сметка на компанията за производство и монтаж на пещи.“

Каквото и да поискате, получателят трябва да знае точно кога, какво, колко и на каква цена искате да получите. Обобщената заявка е по-застрашена от отказ, т.к получателят не винаги има време и желание да се занимава с детайлите. Освен това рискувате да не получите това, което искате, прехвърляйки инициативата на получателя.

Например, частни предприемачи написаха писмо с искане за намаляване на наема, но не посочиха до какво ниво искат да намалят наема:

„Молим ви да намалите наема, докато ситуацията се стабилизира.“

В резултат на това те получиха намаление на наема, но съвсем леко (с 1% от съществуващия). Така молбата им беше удовлетворена, но не промени много позицията на инициаторите на писмото.

В някои случаи текстът на заявката може да бъде удебелен, за да се открои в текста, но не прекалявайте с тази техника.

Стъпка 5: Обобщете заявката си.

Повторете молбата си и подчертайте как ще се възползва получателят, ако молбата бъде изпълнена. Искането трябва да се промени донякъде. Най-добре е да изградите изречение по схемата: „Ако изпълните молбата, ще бъдете щастливи“.

„Ако ни посрещнете наполовина и намалите наемите, докато ситуацията в региона се стабилизира, не само ще можете да запазите повече от 150 работни места, но и няма да понесете глобални загуби поради пълната липса на наем.“

Но може да има и други опции:

„Можете да сте сигурни, че всяка рубла от вашите благотворителни дарения ще отиде за добра кауза и ще помогне на децата в трудна ситуация да израснат в достойни граждани.“

„Можете да сте сигурни, че всяка детска усмивка ще ви достави морално удовлетворение от трудната ви работа, а вашите усилия и усилия са инвестиция в достойни и щастливи граждани на близкото бъдеще.

Основното нещо е да повторите значението на молбата и ползите от нейното изпълнение. Ползата не трябва да е материална. Не забравяйте, че адресатът е личност и чувствата не са му чужди.

ПРИМЕР:

Беше		Стана
„Молим Ви, И.И. Иванов, организирайте среща на кандидатите с главния мениджър на вашата фирма. Ще бъдем благодарни за вашето съдействие. С уважение и благодарност, Директор на центъра по заетостта П.П. Петров"	-	„Уважаеми Иван Иванович! Вашата компания вече няколко години участва в Програмата за кариерно ориентиране на кандидати, като им помага да решат избора си на професия. Като мениджър по човешки ресурси, вие се интересувате от обучение на професионалисти и ние сме готови да помогнем на учениците да започнат да обучават майстори на своя занаят. Днес професията на мениджър е една от най-често срещаните, но много кандидати нямат ясна представа за нейното значение. В тази връзка Ви молим да организирате среща на генералния директор с кандидатите на 23 март от 15.00 часа в базата на Вашата фирма. Разказвайки на момчетата за тайните на професията днес, вие полагате основата за обучение на истински професионалисти утре. Може би след няколко години някой от тях ще изведе вашата компания на ново ниво на развитие. С уважение и благодарност, Директор на центъра по заетостта П.П. Петров"

И не забравяйте за дизайна на писмото - това е "лицето" на организацията. Ако инициаторът на писмото с искане е организация, тогава такова писмо се изготвя на бланка с подпис на ръководителя или упълномощено лице. Ако сте частно лице, тогава е достатъчно да спазвате основни норми при подреждането на буквените елементи. Тези подробности са юридически и психологически много важни за адресата и формирането на правилния образ на подателя.

	-
	-	Изпращате стотици предложения, молби и други бизнес писма всеки ден, но не получавате желания резултат с вашето съобщение? Не знаете как ненатрапчиво и учтиво да напомните на получателя за неговите задължения? Тогава онлайн обучението със сигурност ще ви помогне „Умения за бизнес писане“! Можете да преминете през него по всяко удобно време.	-	-
	-

През последните десетилетия той се превърна в неразделна част от всяка сфера на бизнеса. Освен с изготвянето на договори, актове и приложения към тях, специалистите по документи се занимават с изготвяне на различни видове обжалвания и писма. На законодателно ниво принципите на тяхното проектиране и общият шаблон, разбира се, не са определени. В такава ситуация възниква въпросът: „Как правилно да съставим този или онзи правно слаб, но бизнес документ?“ Отговорът на този въпрос е изключително прост и се свежда до изготвянето на такива документи според общоприетите стандарти в деловодството.

Днес нашият ресурс реши да разгледа принципите за писане на официално писмо и характеристиките на този документ. Информация за обобщената тема и шаблон за самата работа можете да намерите по-долу.

Официален или е един от основните видове документи в областта на деловодството на съвременния бизнес. Това е универсален начин за предаване на информация, реализиран в най-много прост режим, но при спазване на всички правила и разпоредби на бизнес отношенията.

Естествено информацията, представена в официални писма, няма развлекателен характер. Такива документи могат да бъдат покани, отчасти рекламни, информационни и други, но в никакъв случай забавни.

Има много разлики между официално писмо и обикновено писмо. Основното е целта. Ако един бизнес документ винаги има точна цел за изпращане или предаване на адресата, тогава обикновените писма често се използват за „комуникация в името на комуникацията“. В допълнение, бизнес съобщения:

• не са анонимни - те винаги имат информация за подателя и получателя
• написани от името на конкретно лице или представлявана от него организация или сдружение
• (ако подателят има печат)
• съставен по общоприетите правила в деловодството
• не може да бъде забавно, както беше споменато по-рано

Незадължителна, но също така често срещана разлика между официално писмо и обикновено съобщение е, че първото е написано на фирмена бланка. Този подход придава привлекателност най-високо нивосолидност и като цяло показва неговия бизнес статус.

Няколко думи за детайлите и общото съдържание на документа

Официалните писма се издават от различни причини, в резултат на което съдържанието им естествено варира. Въпреки това бизнес съобщенията не могат да бъдат отнети обща структура. Именно това се определя като вярно в сферата на деловодството, не подлежи на оспорване и формира основните изисквания към съответните документи. Типичните подробности за официално писмо включват:

• пълно име на изпращащата фирма или пълно име на конкретен гражданин
• информация за контролно-пропускателен пункт, контролно-пропускателен пункт и OKUD (за организации)
• адрес и всички възможни контакти на подателя
• подобна информация за адресата
• същността на посланието
• дата на съставянето му
• и печат (за организации)

важно! Тип, разгледан днес бизнес документие един от малкото, които не изискват заглавие. Липсата на последното в никакъв случай не е грешка, а спазване на основните стандарти за работа в офиса.

Препоръчително е да издадете самото писмо на бланка, разбира се, ако подателят му е фирма. За държавните агенции такива формуляри имат изображение на герба, търговски организации- тяхната емблема.

1. Ясно и разбираемо за получателя.
2. Без да използва ругатни, да не говорим за обиди и нецензурни думи.
3. Подредено, стегнато и компетентно.

По принцип експертите по документи не поставят други изисквания към официалните писма. Достатъчно е да се спазват отбелязаните норми, правила и общото съдържание на документа.

Можете да изтеглите шаблон за официално писмо до организацията по-долу:

Видове служебни писма

Официалното писмо е доста обширна група от бизнес документи. Най-използваните от тях включват:

• , отразяващи желанието на изпращача да направи нещо в полза на адресата
• Писма за искане
• Заявки
• Покани за събития
• Покани за сътрудничество
• Хартии, които напомнят на получателя за нещо
• Търговски предложения
• Изисквания
• Инструкции
• Рекламни и информационни писма

По името на всеки тип официално писмо можете да разберете неговата обща цел и целта на изпращане на съобщението. Както показва практиката, прехвърлянето на различни видове заявки в бизнес средата се извършва по различни причини и горният списък на техните видове далеч не е изчерпателен.

Характеристики на дизайна и предаването на съобщението до адресата

В края на днешната статия нека обърнем внимание на предаването на официални писма до Руската федерация. На първо място, трябва да се отбележи, че основният нюанс на успешните бизнес отношения е компетентният подход към тяхното управление. В случай на изготвяне на съответните документи, ние говорим за техните:

• изрядност
• пълно съответствие с бизнес стандартите
• целенасоченост (изпратено на някого официално писмопод формата на спам значително ще подкопае авторитета на подателя)

Освен това е препоръчително да се подходи към състава на съобщението изключително отговорно. Текстът му трябва да бъде грамотен, кратък и разбираем. Използването на сложни словесни конструкции и термини е нежелателно. Общият тон на обръщението трябва да бъде в граници. Сдържаността е добре дошла, но фамилиарниченето никога.

Що се отнася до предаването на бизнес писма, подателят няма ограничения. Можете да доставите съобщение до адресата:

• чрез интернет в електронен вид
• по пощата
• чрез куриер или дори лично

Предаването на официални писма е обширна област. Всички податели ще могат да изберат удобно съобщение.

Това завършва най-важните разпоредби по темата на тази статия. Надяваме се, че представената информация е помогнала на всички читатели да разберат същността на официалните писма в Руската федерация и правилата за тяхното изпълнение.

Напишете въпроса си във формата по-долу

Днес почти всички активно използват интернет. Но бизнес кореспонденцията не е престанала да бъде актуална и важна. Просто беше пренесено в други медии. Публикацията ще ви каже как правилно да съставите и форматирате бизнес писмо.

Какво може да съдържа едно бизнес съобщение?

На първо място, бизнес кореспонденцията дава възможност за обмен на всякакви мнения и предложения със служители и бизнес партньори. Писмото може да съдържа искания, оплаквания и други мисли за премахване на недоразуменията между компаниите. Като цяло бизнес кореспонденцията е вид официална кореспонденция.

Разлики от другите букви

Основните разлики могат да бъдат обобщени, както следва.

• Стилистика на изложението.
• Наличие на официална командна верига.
• Речник без силно изразяване на емоции.
• По правило писмото отнема не повече от една страница.
• Шрифтът е един и същ в целия текст (нито дребен, нито едър).
• Обикновено се изготвя на официалната бланка на организацията.

Видове бизнес писма

Писма, на които трябва да се отговори:

• Заявка.
• Петиция.
• Изискване.
• Оферта.
• Обжалване.

Писма, които не изискват отговор:

• Информационен.
• Уведомление.
• Придружаващ.
• Гаранция.
• Внимание.
• Напомняне.

Писма с търговски характер. Те обикновено са необходими по време на срока на действие на договора или за сключване на споразумение:

• Заявка.
• Отговор на искане.
• Напомняне.
• Иск.
• Оферта. Това е предложение за сключване на споразумение или извършване на сделка.
• Предупреждение за необходимостта от изпълнение на задължения, за прекратяване на споразумения и т.н.

Некомерсиални писма:

• Покана.
• Информиране за нещо.
• Израз на благодарност.
• Препоръки.
• Заявка.
• Инструкции.
• Мотивационно писмо.
• Изразяване на съболезнования.
• Поздравления по всякакъв повод.
• Гаранция.
• Потвърждение за получаване на стоки, предоставяне на услуги и др.

Класификация на бизнес писма по структура:

• Съставен по строг модел.
• Написано в свободна форма.

Видове в зависимост от получателя:

• Обикновен. Изпратено до един адресат.
• Колектив. Изпратено на един човек, но от няколко лица.
• Циркуляр. Изпратено до множество получатели.

Формата на писмото е следната:

• Изпраща се в обикновени пощенски пликове.
• Връчено лично.
• Изпратено като факс.
• Режисиран от електронна поща.

Както можете да видите, едно бизнес съобщение може да бъде оформено по различни начини и с различни намерения. Но си струва да се отбележи, че в някои случаи по етични причини трябва да се напише на ръка, а не да се въведе на компютър. Това важи за поздравленията и съболезнованията.

Части от писмо

Правилното бизнес писмо винаги е разделено на няколко части. Това са уводни, основни и заключителни. Освен това те са логически свързани помежду си.

По правило уводната част съдържа информация за обстоятелствата, довели до написването на писмото. Основният текст е самото съдържание, същността на посланието. Последната част обобщава резултатите, които могат да изразяват отказ, съгласие, искане и т.н.

Принципи на писане

Всяко бизнес съобщение трябва да бъде написано по следния начин.

1. Безпристрастно.
2. Адресиран (т.е. предназначен за конкретно лице).
3. Аргументирано.
4. Надежден.
5. Възможно най-пълно.
6. Цялата информация в текста трябва да е актуална към момента на писане.

Стилистични характеристики

Правилата за писане на бизнес писмо гласят, че е необходимо да се спазва строг стил. Необходимо е да се използват само тези речеви средства, които са характерни за официалните документи. Тоест би било подходящо официален бизнес стил. Езикът трябва да има следните характеристики.

• Формалност.
• Точност на представянето на информацията.
• Обективност.
• Структуриран.
• Информативно, но кратко.

Същността на въпроса трябва да бъде изложена в прости кратки изречения, като се фокусира върху глаголите. Няма нужда да претоварвате текста с прилагателни или да използвате малко познати и силно специализирани термини, които получателят може да не разбере. Това само ще предизвика негативизъм и отхвърляне. По-добре се опитайте да обясните с прости, разбираеми думи, с повече факти и конкретика. Бизнес стилът не позволява наличието на неинформативни и „воднисти“ текстове.

Не бива да водите до финалната част с ненужни и дълги речеви модели. Освен това нелогичните и непоследователни предложения няма да работят. Следователно наречията и причастни фразипо-добре да се изключи. Всеки параграф трябва да отразява само една конкретна идея. След като завършите текста, по-добре е да го проверите за грешки няколко пъти, като прочетете писмото на глас.

Изисквания към формата

Според правилата на бизнес писмо е по-добре да го напишете на бланката на компанията. Към нея се предявяват следните основни изисквания.

• В средата на формуляра трябва да поставите герба на Руската федерация, ако предприятието е държавно.
• Поставете писмото върху лист А4.
• Оставете полето отляво празно (поне 3 сантиметра). Това е необходимо, тъй като след известно време материалите ще бъдат заведени с останалите документи.
• За най-оптимален шрифт се счита стандартният „Times New Roman“, размер 12 и междуредие 1,5-2. Най-добре се разбира, когато се чете.
• В заглавната част на писмото трябва да посочите името на организацията, нейния действителен и юридически адрес, телефонен номер и имейл.

Характеристики на дизайна

Ако завършването на бизнес писмо отне няколко страници, тогава трябва да го номерирате, като започнете от втората. За това се препоръчва да се използва арабски цифри. Няма нужда да поставяте точки до числата.

Писмото трябва да бъде разделено на параграфи и, ако е необходимо, подзаглавия. Текстът не трябва да изглежда като непрекъснат поток, тъй като ще бъде лошо възприет. Параграфите ще покажат къде свършват и започват други мисли.

Важно е да се отбележи, че печатни грешки, изтривания и всякакви корекции са неприемливи за бизнес кореспонденция. Те ще покажат неграмотността и лекомислието на противника.

Използвани детайли

Писмото обикновено включва следната информация.

1. Пълното име на фирмата, а не само съкращение.
2. Телефонен номер, номер на факс, банкова сметка и имейл.
3. Адресат. Освен това името на фирмата трябва да се използва в дателен падеж. Ако трябва да посочите вашето фамилно име и длъжност, препоръчително е да използвате дателен падеж. Ако получателят има заглавие или академична степен, тогава това трябва да се посочи преди името на лицето.

Важно е да се отбележи, че всеки атрибут трябва да се изписва с главна буква и на нов ред.

Обръщения в бизнес писмо

Официалното съобщение винаги трябва да бъде оформено в неутрален тон. Обръщенията към адресата трябва да имат същата форма. Фрази като „Добър ден“ ще бъдат неподходящи. Ако искате да поздравите, по-добре е да използвате официално „Здравей“. Но най-грамотният вариант се счита за адресиран по име и бащино име. И няма значение колко дълго ще продължи познанството с получателя. Кратката форма на името не може да се използва в писмото (например Петя, Аня и т.н.).

Обръщането към някой по-възрастен или с по-високо положение ще помогне да се поддържа междуличностна дистанция и ще покаже уважение към даден човек. Заслужава обаче да се отбележи, че в някои компании, напротив, е обичайно да се използва „вие“, когато общувате, дори и в писмен вид.

Струва си да се отбележи, че обръщението „Уважаеми господине“ не може да се използва без последващо посочване на името на това лице. Също така трябва да избягвате съкращенията „г-н“, „г-жа“. Ако трябва да се обърнете към група хора, може да не посочвате имена. След това можете накратко да напишете: „Уважаеми господа!“ Според правилата, след извикване по име винаги трябва да поставите Удивителен знак. Например подобна фраза в бизнес писмо би имала следващ изглед. „Скъпи Александър Сергеевич!“

В последната част можете да използвате различни опции. „СЪС Най-добри пожелания“, „С уважение“, „С надежда за сътрудничество“ и др. Тук съобщенията трябва да са официални, но приятелски настроени.

Дизайн на крайната част

Правилното завършване на писмото също е много важно. В последната част трябва да обобщите казаното по-рано. Не бива обаче да разтягате заключенията си до 10 изречения. Трябва да се помни, че в бизнес стила се оценяват сбитостта и краткостта. По-добре е да се ограничите до прости фрази. Като пример ще бъдат дадени няколко конструкции, които са подходящи в заключителната част на бизнес кореспонденцията. Бизнес писмата трябва да бъдат попълнени възможно най-правилно и учтиво.

• Благодарност за помощ или внимание. „Позволете ми да изразя своята благодарност за...“ "Благодаря ти!"
• Уверяване на получателя на нещо. „Ще се радваме да си сътрудничим с вас.“
• Изразяване на надежди за бъдещето. „Надяваме се да се чуем скоро.“
• Молба за нещо. „Ще бъдем благодарни, ако докладвате резултатите.“
• Извиняваме се за причиненото неудобство. „Извиняваме се за забавянето на плащането.“

Как да се сбогуваме с получателя

Въпреки факта, че кореспонденцията е бизнес, можете да кажете сбогом в бизнес писмо по различни начини. За да направите това, трябва да използвате така наречените затварящи фрази.

Като пример могат да се дадат следните опции:

1. Искрено Ваш.
2. На Ваше разположение.
3. Най-добри пожелания.
4. Желая ви успех в работата.
5. Надяваме се да продължим сътрудничеството.
6. С удоволствие предоставихме услугата.

Може да има и други варианти. Тук изборът на финалната фраза е чисто въпрос на вкус.

Подписване

Подателят трябва да постави своя подпис в най-долната част на листа. Но е изключително важно да го направите правилно, за да има документът официален вид.

Необходимо е да посочите позицията си, инициали, фамилия и знак отсреща. Освен това можете да предоставите информация за контакт (личен имейл адрес или телефонен номер). Това ще демонстрира желанието на получателя за комуникация и сътрудничество.

Характеристики на повреда

Също така е важно да знаете как да напишете бизнес писмо, ако трябва да откажете нещо. В крайна сметка дори завоалиран отрицателен или отказ няма да остане незабелязан и ще доведе до неприятни последици. След това не можете да разчитате на положително или дори неутрално отношение към себе си. Когато съставяте писмо, не е нужно да се поддавате на емоциите. По-добре е да се държите в граници, дори ако получателят е много досаден. Писмата за отказ винаги трябва да се препрочитат няколко пъти. Специално вниманиеобръщайки внимание на тона на съобщението.

Съобщението не трябва да започва с категорично „не“, независимо как е изразено. В противен случай получателят ще остане с впечатлението, че е безинтересен и маловажен. По-добре е първо да представите неизмислени, убедителни обяснения. Когато причините за отказа са изброени накратко, можете плавно да преминете към посочване на факта. В този случай, според етикета на бизнес писмото, се препоръчва използването на следния тип формулировка.

• За съжаление не можем да изпълним заявката ви.
• Искрено съжаляваме, но сме принудени да откажем предложението ви.
• Дълбоко съжаляваме, но не можем да удовлетворим молбата ви поради следните причини.

В идеалния случай в началото на писмото трябва да посочите накратко искането на адресата. Така той ще разбере, че предложението му наистина е прегледано и вероятно ще го оцени.

Характеристики на съставяне на имейл

Днес хората все повече се интересуват как да напишат бизнес писмо, ако то трябва да бъде изпратено по имейл. За такава кореспонденция се прилагат същите правила, както споменахме по-рано. Електронните бизнес съобщения обаче имат свои собствени характеристики.

• Входът трябва да е солиден и адекватен. Например, [имейл защитен] – лош вариант, А [имейл защитен]- добре.

• Полето „Тема“ винаги е важно да се попълни. Ще стане ясно за какво ще бъде съобщението. Ако писмото е предназначено за непознат човек, тогава заглавието трябва да е интересно. Но е важно да не прекалявате. Теми като " Специална офертатоку-що”, „Спешно” ще предизвика само отхвърляне. Заглавието трябва да е съставено от 3-5 думи, съдържащи същността на посланието.

• Ако кореспонденцията е с непознат, тогава първо трябва да му кажете как сте разбрали за него и какво прави компанията. Без такова въведение съобщението може да се счита за спам и незабавно да бъде изтрито.

• По-добре е да подчертаете важни моменти в текста с удебелен шрифт. В този случай е неприемливо да се използват различни цветове.

• Главни букви не могат да се използват в имейл бизнес писмо. Дори подзаглавията и заглавието на темата не трябва да съдържат само главни букви. Същото важи и за дублиращите се препинателни знаци.

• По-добре е да разделите текста на абзаци, оставяйки празен ред между тях.

• Колкото по-кратко е съобщението, толкова по-бързо ще отговорят на него.

• Изисква се подпис. В имейлите обикновено се състои от няколко реда и включва името и позицията на подателя, името на фирмата, телефонния номер и адреса на уебсайта.

• Можете да прикачите текстови файлове и изображения към писмото. Това е много удобно, защото допълнителни материали, коментари, обяснения и подробни описания отвличат вниманието от същността. Затова е по-добре да ги поставите не в тялото на писмото, а в прикачени файлове.

• Ако бизнес кореспонденцията продължава дълго време и са установени топли, доверителни отношения, тогава електронна пощаРазрешено е използването на емотикони. Те ще помогнат малко да „подправите“ и да обезвредите комуникацията. Но с тях не трябва да се злоупотребява и те като цяло са неприемливи в хартиени писма.

Инструкции за писане на писмо

Писането на бизнес писмо може да бъде разделено на няколко етапа.

1. Първо трябва да посочите адресата. За да направите това, в горния десен ъгъл на формуляра трябва да напишете инициалите, фамилията и длъжността на получателя. Ако адресатът е организация, тогава трябва да се посочи нейният юридически адрес.

2. Обръщение към получателя. Трябва да се постави по-ниско в средата на формата. Вече беше казано кои фрази могат да се използват. Обикновено адресът изглежда така: „Уважаеми Игор Петрович!“

3. Декларация на целта. По-долу, на нов ред, трябва да напишете основните мисли, цялата същност, като посочите причините за обжалването. Ако говорим за някои проблеми, тогава си струва да предложим варианти за решаването им. Ако това е предложение за сътрудничество, тогава трябва да обясните как ще се случи. Ако писмото отразява оплакване, тогава си струва да поискате конкретни мерки. С една дума, получателят трябва да разбере от текста какво точно искат от него.

4. Заключителна част. И накрая, на нов ред трябва да вмъкнете последната фраза и подпис.

Благодарствено писмо

Този пример показва как може да изглежда едно благодарствено писмо. В този пример обаче има един недостатък. Вместо реда „До компанията Флагман“ можете да вмъкнете поздравителна фраза и имената на тези, до които е предназначено писмото.

Запитване

Това е примерно писмо с бизнес запитване. Няма никакви недостатъци в него. Спазени са всички правила за писане на официално писмо. От текста става ясно какъв проблем е възникнал и какво трябва да се направи за разрешаването му. Съобщението също така съдържа цялата информация за контакт, приветствено съобщение, заключителна фраза и подпис.

И така, публикацията демонстрира как се пишат писма, предназначени за бизнес партньори. Това трябва да се направи правилно и компетентно, за да не загубите лицето си. В крайна сметка от това зависи бъдещето на компанията. Също така е важно да отговаряте своевременно на служебните съобщения. Това може да стане в рамките на три до седем дни от датата на получаване на писмото.