جلسات عادی و فوق العاده

در هنگام ثبت شرکت، سند اجباری مندرج در فهرست ارائه شده به مرجع ثبت، تصمیم گیری است مجمع عمومیشرکت کنندگان LLC

هنر 34 قانون LLC مستلزم جلسات سالانه برای بررسی عملکرد سالانه شرکت است. این ماده همچنین زمان اجرای آنها را - نه زودتر از 2 و نه دیرتر از 4 ماه پس از پایان سال مالی - تنظیم می کند. مهلت های مشخصی در منشور تعیین شده است.

جلسه فوق العاده شرکت کنندگان نیز قابل قبول است: زمانی که نیاز فوری به حل یک موضوع خاص در صلاحیت این نهاد باشد. حق تشکیل مجمع عمومی:

• دستگاه های اجرایی (مدیر، هیئت مدیره)؛
• شرکت کنندگانی که بیش از 10٪ سهام دارند؛
• حسابرس، حسابرس

موسسان می توانند اصلاحات خود را در دستور کار جلسه آتی انجام دهند و 15 روز قبل از جلسه موارد اضافی را برای بررسی پیشنهاد دهند.

اگر شرکت یک مؤسس داشته باشد، پس الزامات هنر. 36 در مورد روش تشکیل جلسه برای او اعمال نمی شود، زیرا او همه تصمیمات را به صورت جداگانه اتخاذ می کند.

اطلاعیه جلسه

رویه ای که لازم است برای تشکیل جلسه اقدام شود در مفاد ماده مقرر شده است. 36 قانون LLC. اقدامات اصلی عبارتند از:

• هر یک از شرکت کنندگان را از جلسه برنامه ریزی شده مطلع کنید. اطلاع رسانی با اخطاری ارائه می شود که باید 30 روز قبل از جلسه برنامه ریزی شده داده شود.
• در صورت ایجاد تغییرات در دستور کار - 10 روز قبل از جلسه، به هر یک از شرکت کنندگان اطلاع دهید.
• اطلاعات و مواد لازم برای جلسه آتی را طبق دستور جلسه به مؤسسین ارائه دهید.

مهم! اساسنامه شرکت ممکن است مهلت های اطلاع رسانی کوتاه تری دیگر را برای موسسین پیش بینی کند (بند 4، ماده 36 قانون LLC).

شرایط ثبت نام و ارسال اطلاعیه:

• اطلاعیه باید حاوی اطلاعاتی در مورد مکان و زمان جلسه برنامه ریزی شده و همچنین موارد موجود در دستور جلسه باشد.
• تحویل به روش مشخص شده در اساسنامه شرکت سازماندهی می شود، یا اگر منشور در مورد آن ساکت باشد، از طریق پست سفارشی به آدرس مندرج در لیست شرکت کنندگان انجام می شود.
• اگر قصد دارید تصمیمات گرفته شده را محضری کنید (قسمت 3، ماده 17 قانون شرکت های LLC)، یک نسخه اضافی از اطلاعیه برای ارسال بعدی به دفتر اسناد رسمی لازم است.

می توانید نمونه ای از اطلاعیه یک جلسه آینده را در لینک زیر دانلود کنید: .

می توانید نمونه ای از تغییرات در دستور کار جلسه آتی را در لینک زیر دانلود کنید: اطلاعیه تغییرات در دستور کار جلسه شرکت کنندگان LLC - نمونه.

فرم پروتکل و الزامات تهیه آن

الزامات صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC توسط هنر تعیین شده است. 181.2 قانون مدنی فدراسیون روسیه. مطابق با مفاد آن، این سند شرکتی باید نشان دهد:

• تاریخ و مکان برگزاری جلسه؛
• وقت صرف کردن؛
• اطلاعات در مورد افرادی که در آن شرکت می کنند؛
• موضوعات در دستور کار؛
• نتایج رای گیری برای هر یک از آنها؛
• اطلاعات در مورد افرادی که آرا را شمارش کرده اند؛
• اطلاعات در مورد کسانی که رای منفی دادند و خواستار وارد شدن این داده ها به پروتکل شدند.

یک نمونه صورتجلسه از یک جلسه شرکت کنندگان LLC شامل چندین بخش است:

1. عنوان. این سند با عبارت "تعداد صورتجلسه" شروع می شود و به دنبال آن نام شرکت، تاریخ و زمان جلسه و مکانی که در آن برگزار می شود.
2. بخش مقدماتی. حاوی اطلاعاتی درباره بنیانگذاران، رئیس و دبیر جلسه است.
3. دستور جلسه. مواردی که برای بررسی پیشنهاد شده است فهرست شده است. آنها به ترتیب اهمیت فهرست شده اند.
4. بخش اصلی. برای هر آیتم دستور کار از 4 بلوک تشکیل شده است: "گوش دادن"، "گفتار"، "رای داده شده"، "تصمیم گرفت". ذکر حروف اول و جایگاه سخنرانان و نیز انعکاس مختصر اصل سخنان آنها ضروری است.
5. نتیجه. حاوی امضای منشی و رئیس و در برخی موارد همه موسسان است.

کتاب شماره گذاری و پروتکل

با توجه به مفاد بند 6 هنر. 37 قانون LLC آژانس اجراییشرکت باید ترتیبی دهد که در طول جلسه صورتجلسه تهیه شود. صورتجلسه کلیه جلسات در یک کتاب بایگانی می شود.

شرکت کنندگان در جامعه نیز امکان درخواست عصاره صورتجلسه ای که توسط دستگاه اجرایی تنظیم می شود را دارند.

طبق قوانین ثبت شده ثبت سوابق، اسناد صادر شده توسط نهادهای مدیریت شرکت به منظور ساده سازی شناسایی آنها ثبت می شود. برای این منظور صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC شماره گذاری شده است.

توجه داشته باشید! این قانون شامل الزاماتی برای شماره گذاری اجباری پروتکل ها نیست.

از آنجایی که تاریخ جلسه و نمایه آن (شماره) از ویژگی های اصلی شناسایی هر سند است، توصیه می شود آنها را در صورتجلسه درج کنید.

تصمیم یا صورتجلسه چگونه تنظیم می شود، چه کسی این اسناد را امضا می کند و گواهی را انجام می دهد

قانون LLC شامل الزاماتی در مورد شکل تهیه و ترتیب تنظیم صورتجلسه نیست و همچنین تعیین نمی کند که چه کسی صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC را امضا می کند.

قوانین کلی که طبق آن پروتکل ها تأیید می شوند توسط بند 3 هنر تعیین شده است. 181.2 قانون مدنی فدراسیون روسیه. طبق مفاد این ماده، صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC توسط رئیس و دبیری که آن را در طول جلسه حفظ کرده است تأیید می شود.

اگر صورتجلسه بر خلاف الزامات مقرر در قانون تنظیم شود و هر یک از شرکت کنندگان با مفاد آن موافق نباشند، این خطر وجود دارد که تصمیمات اتخاذ شده در جلسه باطل اعلام شود (فرعی 4، بند 1، ماده). 181 قانون مدنی فدراسیون روسیه).

احراز هویت پروتکل

قانون مورخ 05.05.14 شماره 99-FZ اصلاحاتی را در قانون مدنی فدراسیون روسیه ارائه کرد که بر رویه تأیید تصمیمات مالکان از 01.09.2014 تأثیر گذاشت. از این لحظه مطابق بند 3 هنر. 67.1 قانون مدنی فدراسیون روسیه ، ترکیب بنیانگذاران حاضر و واقعیت واقعی تصمیم گیری توسط یک دفتر اسناد رسمی تأیید می شود که برای آن صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC تأیید می شود.

توجه داشته باشید! مفاد بند 3 هنر. 67.1 قانون مدنی فدراسیون روسیه به شما این امکان را می دهد که اگر سایر روش های صدور گواهینامه در منشور ذکر شده باشد، بدون تأیید اسناد رسمی انجام دهید.

به عنوان مثال، منشور ممکن است روش های صدور گواهینامه زیر را ارائه دهد:

• امضای صورتجلسه توسط کلیه موسسان شرکت کننده در جلسه.
• ضبط ویدیو (محیط ضبط) - باید به پروتکل پیوست شود.

در صورتی که اساسنامه حاوی چنین مقرراتی نباشد، مؤسسین می توانند موضوع عدم توفیق صورتجلسه را مستقیماً در جلسه بررسی کنند (مصوبه مورخ 1395/02/05 کمیسیون مرکزی انتخابات در پرونده شماره 36-3633/1394). شرایط مشروعیت چنین تصمیمی:

• موضوع در دستور کار قرار گرفت؛
• تصمیم به اتفاق آرا توسط همه شرکت کنندگان شرکت اتخاذ می شود، یعنی همه شرکت کنندگان در جلسه حضور دارند و به روش پیشنهادی عدم محضر رأی می دهند.

بنابراین، اگر تصمیم مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC، که نمونه ای از آن ارائه کرده ایم، به اشتباه تنظیم شده باشد یا مطابق با قانون تایید نشده باشد، ممکن است مشکلات خاصی برای موسسان ایجاد کند و زمینه ای برای لغو آن شود. عواقب نقص در پروتکل ممکن است شامل امتناع از سوی مرجع ثبت و رسیدگی طولانی مدت قانونی باشد. این امر به ویژه در حضور درگیری های شرکتی حاد است.

پروتکل- سندی که در آن پیشرفت بحث در مورد مسائل و تصمیم گیری در جلسات، جلسات، کنفرانس ها ثبت می شود.

این صورتجلسه، فعالیت‌های نهادهای دائمی دانشگاهی مانند هیئت‌های کمیته‌ها و وزارتخانه‌ها، شهرداری‌ها و همچنین شوراهای علمی، فنی و روش‌شناسی را مستند می‌کند. به جز موارد فوق، جلساتی که توسط مدیریت برگزار می شود تقسیمات ساختاری، معاونین مدیر کل، کارگردانان نیز قابل ضبط است.

تنظیم صورتجلسه برای مستندسازی فعالیت های نهادهای موقت دانشگاهی (کنفرانس ها، جلسات، سمینارها و غیره) معمول است.

صورتجلسه توسط منشی بر اساس یادداشت هایی که در جلسه نگه داشته است تنظیم می شود. میتونه باشه یادداشت های کوتاه، رونوشت یا ضبط صدا. شایان ذکر است که برای تهیه پروتکل، دبیر چکیده گزارش ها و سخنرانی ها و پیش نویس تصمیمات را قبل از جلسه جمع آوری می کند.

پروتکل بر روی یک فرم کلی تهیه شده است.

عنوان، تاریخ و شماره پروتکل

سربرگ پروتکل خواهد بود نام هیئت دانشگاهی یا نوع جلسه. به عنوان مثال، صورتجلسه (چه؟) جلسه شورای آموزشی; جلسات روسای واحدهای ساختاری و ...

تاریخ صورتجلسه تاریخ تشکیل جلسه خواهد بود (اگر جلسه چندین روز به طول انجامید، تاریخ تشکیل جلسه شامل تاریخ شروع و پایان می شود).

مثلا: 21 — 24.07.2009 .

شماره (شاخص) پروتکل، شماره سریال جلسه داخل خواهد بود سال تقویمییا مدت تصدی یک هیئت دانشگاهی.

توجه داشته باشید که متن پروتکلشامل قسمت های زیر است:

• مقدماتی؛
• اصلی

بخش مقدماتی

در قسمت مقدماتی پروتکل، پس از عنوان، نام خانوادگی و حروف اول رئیس و منشی جلسه آورده شده است. از یک سطر جدید بعد از کلمه " حاضر» نام و نام خانوادگی و حروف اول مسئولین حاضر در جلسه را به ترتیب حروف الفبا فهرست کنید.

اگر افرادی از سازمان های دیگر در جلسه حضور داشتند، پس از کلمه "ارائه شده" کلمه "در یک خط جدید چاپ می شد. دعوت کرد«و فهرستی از افراد دعوت شده درج می شود که در این صورت قبل از هر نام، سمت و نام سازمان درج می شود.

در قسمت مقدماتی پروتکل دستور کار مشخص شده است.

این شامل فهرستی از موضوعاتی است که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد و ترتیب بحث آنها و نام سخنرانان را مشخص می کند. توجه داشته باشید که هر مورد در دستور جلسه با یک عدد عربی شماره گذاری شده است حروف اضافه "O" یا "درباره". به عنوان مثال: "در مورد تصویب برنامه های آموزشی"؛ «در جمع بندی نتایج سال تحصیلی».

برای هر مورد، گزارشگر (مقام تهیه کننده موضوع) مشخص می شود.

بخش اصلی

در ارتباط با دنباله موضوعات در دستور کار، متن قسمت اصلی پروتکل تهیه می شود - باید به تعداد موارد موجود در دستور کار دارای بخش باشد.

با توجه به تمام موارد فوق، به این نتیجه می رسیم که قسمت هدر پروتکل همیشه به یک شکل فرمت می شود. اما متن پروتکل را می توان در آن بیان کرد اشکال مختلف: کوتاه یا کامل.

پروتکل مختصر- موارد مطرح شده در جلسه، اسامی سخنرانان و تصمیمات گرفته شده. چنین صورتجلسه ای اغلب در مواردی نگهداری می شود که جلسه ماهیت عملیاتی دارد (شکل 3.3 را ببینید).

ارزش گفتن را دارد - پروتکل کامل- حاوی اطلاعات نه تنها در مورد موضوعات مورد بحث، تصمیمات اتخاذ شده و نام سخنرانان، بلکه کافی است سوابق دقیق، انتقال محتوای گزارش ها و صحبت های شرکت کنندگان در جلسه، کلیه نظرات بیان شده، سوالات و تذکرات بیان شده، نظرات، مواضع. شایان ذکر است - پروتکل کامل به شما امکان می دهد مستندسازی کنید تصویر دقیقجلسات (شکل 3.4 را ببینید)

هنگام استفاده از هر شکلی از پروتکل، متن آن به تعداد مواردی که در دستور کار باشد به بخش هایی تقسیم می شود.

شایان ذکر است که هر بخش از سه بخش تشکیل شده است: "LISTENED"، "SPEAKED"، "DECIDED" ("DECIDED") که از سمت چپ با حروف بزرگ چاپ می شوند. این طراحی این امکان را فراهم می کند که در متن سخنرانی سخنران اصلی، شرکت کنندگان در بحث موضوع و قسمت اجرایی که تصمیم در آن تدوین شده است برجسته شود.

در قسمت " گوش داد«متن سخنرانی بیان شده است. در ابتدای متن، از یک خط جدید در حالت اسمی، نام خانوادگی گوینده را مشخص کنید. ضبط سخنرانی با یک خط تیره از نام خانوادگی جدا می شود. سخنرانی به صورت سوم شخص ارائه می شود مفرد. مجاز است به جای ضبط یک سخنرانی، پس از نام خانوادگی ذکر شود ("ضبط سخنرانی پیوست است"، "لطفا توجه داشته باشید که متن گزارش پیوست شده است")

در مورد دوم، گزارش ها به ضمیمه پروتکل تبدیل می شوند.

در قسمت " انجام» از یک خط جدید در حالت اسمی، نام خانوادگی گوینده و پس از یک خط تیره، متن سخنرانی یا سؤال را مشخص کنید (اگر در حین سخنرانی از گوینده پرسیده شده است)

در قسمت " تصمیم گرفت"("تصمیم گرفته شده") منعکس کننده تصمیم اتخاذ شده در مورد موضوع مورد بحث است. توجه داشته باشید که متن قسمت اجرایی به طور کامل در هر شکلی از پروتکل چاپ می شود.

لطفاً توجه داشته باشید که متن کل پروتکل با فاصله 1.5 خط چاپ می شود.

صورتجلسه توسط دبیر جلسه تنظیم می شود. صورتجلسه به امضای منشی می رسد و ظرف مدت 3 (سه) روز کاری پس از تشکیل جلسه برای امضاء به رئیس تسلیم می شود.

امضاها با فاصله 3 خطی از متن جدا می شوند. عنوان شغل با شروع از حاشیه سمت چپ چاپ می شود، آخرین نامهدر نام خانوادگی به حاشیه سمت راست محدود می شود.

روزی که پروتکل توسط رئیس امضا می شود، باید ثبت شود.

استخراج از پروتکل

گزیده ای از پروتکل، کپی دقیق بخشی از متن پروتکل اصلی است که مربوط به موضوعی است که در دستور کار قرار دارد و عصاره برای آن آماده می شود. عصاره تمام جزئیات فرم، قسمت مقدماتی متن، آیتم در دستور کار که عصاره برای آن آماده می شود و متنی که منعکس کننده بحث درباره موضوع و تصمیم گرفته شده است را بازتولید می کند. عصاره پروتکل فقط توسط منشی امضا می شود که او نیز آن را تأیید می کند. کتیبه گواهی با دست نوشته شده است و شامل کلمه "True" است، که نشان دهنده موقعیت شخصی است که کپی (عصاره)، امضای شخصی، نام خانوادگی، حروف اول و تاریخ را تایید می کند (به شکل 3.5 مراجعه کنید).

گزیده هایی از پروتکل ها گاهی اوقات جایگزین چنین سند اداری به عنوان یک تصمیم می شود. در این مورد، عصاره به عنوان ابزاری برای انتقال تصمیمات اتخاذ شده به مجریان عمل می کند. در این مورد، دبیر مثلاً هیئت شرکت سهامی، حداکثر تا 2 (دو) روز پس از امضای صورتجلسه، گزیده ای از صورتجلسات را در خصوص موضوعات فردی در اختیار مجریان مسئول قرار می دهد. اظهارات به امضای منشی می رسد.

عصاره پروتکل های ارسال شده به سازمان دیگر باید با مهر تایید شود.

نسخه اصلی صورتجلسه با توجه به نوع جلسه توسط منشی در پرونده ها تنظیم می شود. به عنوان مثال، « صورتجلسه مجامع عمومی »، « صورتجلسه جلسات هیئت مدیره »، « صورتجلسه جلسات با مدیر » و غیره. در یک مورد، پروتکل ها با اعداد و زمان بندی سیستماتیک می شوند. پرونده ها در طول سال تقویمی تشکیل می شوند.

جلسات در اکثر سازمان ها صرف نظر از نوع مالکیت آنها برگزار می شود. بر روی آنها، کارمندان و مدیران در مورد مسائل جاری به تبادل اطلاعات می پردازند و تصمیمات عملیاتی می گیرند. برای اطمینان از اینکه چنین رویدادی با حداکثر کارایی برگزار می شود، صورتجلسه ای از جلسه نگهداری می شود. این سند دارای عملکرد اطلاعاتی و اداری است: اطلاعات مربوط به موضوعات مطرح شده و تصمیمات اتخاذ شده را ثبت می کند.

ثبت پیشرفت جلسه به عهده دبیر رئیس سازمان می باشد. این تابعمی تواند توسط کارمند دیگری انجام شود.

قبل از شروع جلسه لیستی از مدعوین به دبیر داده می شود و لیست نمونهسوالات شرکت کنندگان چکیده گزارش های خود را ارائه می کنند. این به تهیه یک الگوی سند برای سرعت بخشیدن به کار در تهیه نسخه نهایی پروتکل کمک می کند. اگر شرکت کنندگان زیادی وجود دارد، توصیه می شود یک برگه ثبت نام ایجاد کنید که در آن نام کامل مشخص شود. افرادی که ظاهر شدند پس از شروع جلسه، دبیر لیست نهایی حاضران را ثبت می کند.

اطلاعات توسط دبیر جلسه در طول رویداد ثبت می شود. به منظور افزایش دقت لاگ، از ضبط صدا استفاده می شود. همه کلمات بر روی یک رسانه دیجیتال ضبط می شوند و پس از نهایی شدن سند، تکثیر می شوند.

اگر جلسه بزرگی با مقدار زیادشرکت کنندگان، سپس سوراخ توسط 2 منشی انجام می شود. در صورت طولانی شدن جلسه، وجود دو متخصص که همزمان روی پروتکل کار می کنند، به تسریع روند کمک می کند.

اظهارات انفرادی، تذکرات، اظهارنظرها، بحث در مورد موضوعات غیر مرتبط با موضوع جلسات در سند منعکس نمی شود. در صورتجلسه معنای کلی گزارش ها، سوالات و پیشنهادات ثبت می شود. تصمیمات و دستورالعمل هایی که مدیر به مجریان فردی می دهد به طور دقیق ثبت می شود.

توجه داشته باشید! گزارش ها و سوالات نیازی به نوشتن کلمه به کلمه ندارند.

اگر مدیر نیاز به اطلاعات دقیق داشته باشد، باید گزارشی با امضای کارمند مسئول ارائه دهد. در جلسات، وضعیت کلی امور مورد بحث قرار می گیرد، بنابراین نیازی به یادداشت های دقیق نیست. در نتیجه، صورتجلسه به طور خلاصه پیشرفت جلسه را منعکس می کند: موضوعات مورد بحث، سوالات مطرح شده و تصمیمات اتخاذ شده.

در برخی موارد، رهبران سازمانی نیاز به ضبط کلمه به کلمه هر عبارت دارند. این برای جلسات در شرکت های مدرن معمول است، جایی که در چنین رویدادهایی تصمیم گیری می شود تعداد زیادی ازمسائل عملیاتی

دکور

شما اغلب می توانید به این واقعیت اشاره کنید که پروتکل ها باید در فرم های خاص نگهداری شوند. این در صورتی اتفاق می افتد که چنین جلساتی در ادارات دولتی، به عنوان مثال، در مقامات شهرداریمسئولین.

در سازمان های معمولی، فرم های خاصی برای ضبط به ندرت معرفی می شود.استثنا است انواع خاصجلسات، به عنوان مثال، کار هیئت مدیره یک شرکت سهامی.

صورتجلسه باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

1. جزئیات مورد نیاز:

• تاریخ و شماره؛
• نام شرکت؛
• نوع سندی که رویداد را نشان می دهد؛
• محل برگزاری جلسه

همچنین، هر برگه شماره گذاری شده است تا بتوانید پیشرفت جلسه را به دقت پیگیری کنید.

1. لیست حاضران و نقش آنها. شما باید نام کامل خود را مشخص کنید. و موقعیت متخصص، رکورددار، سرپرست، رهبر جلسه و سایر شرکت کنندگان در جلسه. در عوض، می توان از برگه حضور و غیاب استفاده کرد، جایی که کارگران وارد شده امضا می کنند.
2. اگر در این رویداد افرادی به نمایندگی از سایر سازمان ها حضور داشته باشند، آنها با یادداشت "دعوت شده" مشخص می شوند.
3. بخش اصلی پروتکل از 3 بلوک متوالی تشکیل شده است:

• ما گوش دادیم. نام کامل باید ذکر شود. و جایگاه گوینده، موضوع اصلی سخنرانی، خلاصهاطلاعات در مورد سخنرانی؛
• صحبت کردند. نام کامل ثبت شده است. و موقعیت شخصی که در مورد اصل سخنرانی سؤال یا اظهار نظر کرده است.
• تصمیم گرفت. بر اساس نتایج گزارش، مدیر دستورالعمل می دهد یا تصمیمی را تحمیل می کند. این تصمیم توسط منشی با جزئیات ثبت می شود، زیرا برای کارمندان لازم الاجرا است. مهلت های تکمیل وظایف مشخص شده است.

توجه داشته باشید! در صورت رای گیری به تصمیمی، تعداد آرای موافق، مخالف و ممتنع باید بدون ذکر اسامی ثبت شود.

1. در پایان صورتجلسه امضای دبیر و رئیس جلسه قید می شود. بدون نیاز به چاپ

نسخه نهایی سند مدتی پس از جلسه آماده می شود. بسته به میزان اطلاعات ممکن است چندین ساعت یا چند روز طول بکشد. سپس، برای امضا به رئیسی که رویداد را رهبری کرده است، ارسال می شود.

پس از این، پروتکل برای علاقه‌مندان ارسال می‌شود یا عصاره‌های رسمی از آن با دستورالعمل‌هایی برای اجراکنندگان خاص تهیه می‌شود.

صورتجلسه جلسه عملیاتی

جلسه عملیاتی دارای چندین ویژگی است:

• فرکانس روشن (به عنوان مثال، یک بار در هفته در یک زمان خاص)؛
• ترکیب پایدار شرکت کنندگان؛
• موضوعات و سؤالات تقریباً بدون تغییر؛
• مدت زمان کوتاه.

این خصوصیات اثری در تهیه صورتجلسه عملیاتی بر جای می گذارد. منشی از قبل از الگوریتم کار و موضوعاتی که در مورد آنها صحبت خواهد شد مطلع است. این به شما امکان می دهد سرعت کار روی سند نهایی را افزایش دهید و بیشتر آن را از قبل تولید کنید.

صورتجلسه به سرعت تنظیم می شود تا سند بلافاصله برای امضا به مدیر ارائه شود.

ذخیره سازی

هنگام تصمیم گیری در مورد ذخیره پروتکل ها، منشی باید اسناد داخلی سازمان را مطالعه کند.

بنابراین صورتجلسه هیئت مدیره یا مجمع عمومی صاحبان سهام یک شرکت سهامی باید دائماً نگهداری شود. اسناد در محل بدنه دائمی سازمان قرار دارد. این رویه در قطعنامه FCSM شماره 03-33/ps مورخ 16 ژوئیه 2003، که حاوی قوانین حاکم بر قوانین و دوره های نگهداری اسناد خاص در شرکت های سهامی است، ایجاد شده است.

به طور معمول، صورتجلسات جلسات مختلف به مدت 3 یا 5 سال نگهداری می شود و پس از آن طبق دستورالعمل بایگانی و از بین می روند.

صورتجلسه جلسات عنصری از بوروکراسی غیر ضروری نیست. این به شرکت کنندگان جلسه کمک می کند تا دستور کار را به خاطر بسپارند و دستورالعمل های مدیر را به موقع انجام دهند. امروزه منابع الکترونیکی برای تهیه و توزیع سریع چنین اسنادی وجود دارد. بنابراین، منشی می تواند به سرعت و به راحتی نسخه نهایی پروتکل را به همه علاقه مندان ارائه دهد.

نمونه صورتجلسه نحوه نوشتن متن یک بحث نحوه نوشتن یک پروتکل - دستورالعمل ها و مثال ها. نکات نوشتن، ساختار، الگوها (10+)

پروتکل جلسه مثال، الگو، نمونه

ساختار، قالب صورتجلسه

• تاریخ، زمان و مکان رویداد
• آغازگر
• شخص برگزار کننده رویداد (با اطلاعات تماس)
• لیست شرکت کنندگان (شامل موقعیت ها و اطلاعات تماس)
• ترکیب دبیرخانه / نام کامل دبیر (با اطلاعات تماس)

فهرست مطالبی که به جلسه ارسال شد

متن سخنرانی اولین سخنران

• اولین سوال (نظر) به اولین سخنران (چه کسی پرسید، متن)
• پاسخ سوال اول (رونوشت)
• سوال دوم (نظر) به سخنران اول (چه کسی پرسید، رونوشت)
• پاسخ سوال دوم (رونوشت)
• آخرین سوال (نظر) به اولین سخنران (چه کسی پرسید، متن)
• پاسخ سوال آخر (رونوشت)

متن سخنرانی سخنران دوم

تصمیمات گرفته شده است

• اولین پیشنهاد ارائه شده (جمله بندی، چه کسی آن را ارائه کرده است)
• نتایج رای گیری (عمومی - در صورت رای گیری مخفی، مشروح - در صورت فراخوانی)

• پیشنهاد دوم ارائه شد
• عبارت نهایی با در نظر گرفتن اصلاحات و اصلاحات انجام شده و اتخاذ شده
• نتایج رای گیری
• پذیرفته شد / رد شد / برای بازبینی ارسال شد

امضای منشی (رئیس دبیرخانه)

مواد لازم برای جلسه

قبل از جلسه، مواد لازم برای آماده سازی جلسه و تصمیم گیری به شرکت کنندگان ارسال می شود، به عنوان مثال، یادداشت های اطلاعاتی، نسخه های اولیه اسناد (طرح ها، قراردادها، بودجه ها و غیره) که نیاز به تصویب در جلسه دارند. اطلاعات مربوط به تاریخ، زمان و مکان جلسه، کسی که جلسه را آغاز کرده است، و شخص تماسی که رویداد را سازماندهی می کند، به همه شرکت کنندگان جلسه ارسال می شود. می توانید سوالات سازمانی (نحوه رسیدن به آنجا، نحوه سفارش پاس، محل پارک ماشین) را از شخص تماس بپرسید. سوالات اساسی از افراد تماس پرسیده می شود که باید در مطالب ذکر شده باشند. توسط مواد مختلفممکن است افراد تماس متفاوتی نشان داده شوند.

به عنوان مثال، نمونه پروتکل

تاریخ، زمان و مکان جلسه: 1389/10/01 ساعت 12:30 الی 13:30 دفتر مرکزی. اتاق جلسه N34.

آغازگر: مدیر کل Svistunova اولگا Vasilievna

شخص برگزار کننده جلسه: دستیار مدیر کل اروفیف گریگوری آناتولیویچ ( [ایمیل محافظت شده]، داخلی t 07703)

لیست شرکت کنندگان

• Svistunova اولگا Vasilievna (مدیر کل)
• ایوانف سرگئی سمنوویچ (رئیس سرویس امنیتی) ( [ایمیل محافظت شده]، داخلی t 02345)
• اروخین آندری آناتولیویچ (رئیس خدمات فناوری اطلاعات) ([ایمیل محافظت شده]، داخلی t 02455)
• تریفونوف گنادی پتروویچ (رئیس بخش مالی) ( [ایمیل محافظت شده]، داخلی t 01003)

دبیر جلسه: دستیار مدیر کل گریگوری آناتولیویچ اروفیف

موارد زیر به جلسه ارسال شد:

• یادداشت داخلی رئیس سرویس امنیتی در مورد قوانین ایجاد آدرس ایمیل کارکنان
• پیشنهادات رئیس سازمان فناوری اطلاعات در خصوص اقدامات مقابله با هرزنامه ها

گزارش رئیس امنیت

این شرکت قوانینی را برای رمزگذاری آدرس ایمیل کارکنان (حرف اول و دو حرف اول نام خانوادگی) اتخاذ کرده است که به اشخاص ثالث امکان می دهد به راحتی آدرس ایمیل هر کارمندی را پیدا کنند. این منجر به جریان‌هایی از ایمیل‌های غیرمجاز با ناهمگن می‌شود پیشنهادات تجاریو اطلاعات بی فایده دیگر

هیچ سوالی در مورد ارائه مطرح نشد.

گزارش رئیس سازمان فناوری اطلاعات

هیچ گزینه ای برای رد آدرس های موجود وجود ندارد، زیرا آنها برای طرف های اصلی و مقامات نظارتی شناخته شده هستند. من پیشنهاد می کنم یک جعبه دیگر برای همه کارمندان داشته باشید پست الکترونیک- برای مکاتبات فعال کدگذاری را طوری توسعه دهید که شناسایی آدرس کارمند با نام کامل او ممکن نباشد. فیلترهای نامه را طوری پیکربندی کنید که ایمیل به آدرس های قدیمی تحت فیلتر شدید قرار گیرد. فیلتر کردن ایمیل به آدرس‌های جدید باید ملایم‌تر شود. در صورت امکان، تغییرات در آدرس ها را به طرف مقابل اطلاع دهید. این کار توسط بخش فناوری اطلاعات انجام خواهد شد.

سوالرئیس اداره مالی از سخنران پرسید: آیا هزینه های ساماندهی سامانه پیشنهادی توسط معاونت فناوری اطلاعات انجام شده است؟ شاید برون سپاری این کار کارآمدتر باشد؟

پاسخ. خیر، موضوع بررسی نشده است.

یک نظررئیس اداره مالی: پیشنهاد می‌کنم این تصمیم با عبارت زیر تصویب شود: اداره فناوری اطلاعات باید اقداماتی را برای اصلاح وضعیت با آدرس‌های ایمیل ایجاد کند و موضوع هزینه‌های اجرای آنها را به تنهایی و توسط برون‌سپاری‌ها بررسی کند. کم هزینه ترین گزینه را انتخاب کنید.

پاسخ. هیچ اعتراضی وجود ندارد.

تصمیمات گرفته شده است

ترتیب کدگذاری آدرس های ایمیل را تغییر دهید. آدرس های ایمیل را در کدگذاری قدیمی نگه دارید، اما ایمیل های ارسال شده به آنها را به شدت فیلتر کنید.

برای تکمیل این کار، بخش فناوری اطلاعات یک تکلیف کاری را ظرف پنج روز کاری ایجاد می کند. ظرف پنج روز کاری دیگر، هزینه های انجام کار را خودتان و هزینه های برون سپاری را تعیین کنید. بر اساس محاسبات هزینه، نحوه انجام کار را تعیین کنید. کار را به تنهایی یا توسط برون سپاری ظرف 15 روز کاری انجام دهید. نظارت بر اجرای تصمیم را به رئیس سرویس امنیتی واگذار کنید.

متأسفانه، اشتباهات به صورت دوره ای در مقالات یافت می شود، آنها تصحیح می شوند، مقالات تکمیل می شوند، توسعه می یابند و موارد جدید تهیه می شود.

تفاوت بین قالب های متن و گفتار تجاری چیست؟ واژگان رسمی ...
سبک متن تجاری ویژگی های مشخصه واژگان رسمی سبک رسمی ...

شایستگی های مدیریتی یک رهبر خوب و موفق، رئیس،...
مهارت های رهبری. کاری که یک رهبر باید بتواند انجام دهد تا موفق شود، احترام...

دستور، تصمیم، دستور، دستور. نمونه، الگو، متن، خط...
نمونه سفارش، تصمیم، دستورالعمل یا دستورالعمل. نظرات مفصل، توضیح ...

جدول زمانبندی کار، ارائه خدمات، تحویل. ساختن. موضوع...
برنامه. نمونه، نکاتی برای پیش نویس ....

صفحه جدید 1

آماده سازی برای تنظیم صورتجلسه با تعیین تاریخ و ساعت جلسه و تعیین محدوده موضوعاتی که در آن در نظر گرفته می شود آغاز می شود. این تصمیم معمولاً در دستور جلسه رسمیت می یابد که هنگام تنظیم صورتجلسه یکی از قسمت های آن تشکیل می شود و قبل از جلسه سندی است که به کمک آن به شرکت کنندگان جلسه اطلاع داده می شود. صورتجلسه بر اساس سوابقی که در جلسه توسط منشی به صورت دستی یا با استفاده از دستگاه ضبط صوت نگهداری می شد تنظیم می شود.

پروتکل بر روی یک فرم کلی تنظیم می شود که معمولاً شامل جزئیات زیر است: نام مؤسسه (سازمان، شرکت)، نوع سند (پروتکل)، مکان های درج شماره و تاریخ، مکان متن پروتکل، جایی برای عنوان متن

تاریخ پروتکلروز جلسه است (معمولاً صورتجلسه بعد از جلسه تنظیم می شود). اگر جلسه چند روز به طول انجامید، تاریخ صورتجلسه شامل تاریخ شروع و پایان آن است، به عنوان مثال: 01/21-24/2002.

شماره پروتکل (شاخص)شماره سریال جلسه است. شماره‌گذاری پروتکل‌ها در سال تقویمی یا دوره تصدی هیئت دانشگاهی انجام می‌شود.

عنوان برای آزمونپروتکل با طراحی این جزئیات در اسناد دیگر متفاوت است. به عنوان یک قاعده، عنوان حاوی نشانی از نوع فعالیت گروهی (جلسه، مجمع، جلسه و غیره) و نام هیئت علمی در مورد جنسی، مثلا: صورتجلسه هیئت مدیره؛ جلسات کارکنان؛ جلسات روسای واحدهای ساختاری

متن پروتکل شامل بخش های مقدماتی و اصلی است.

در قسمت مقدماتی پروتکل، پس از عنوان، حروف اول و نام خانوادگی رئیس و منشی جلسه آورده شده است. رئیس - مقام مسئول جلسه در صورتجلسه ذکر نشده است. منشی - شخصی که مسئول سازماندهی یک جلسه و مستندسازی فعالیت های آن است. تهیه و اجرای پروتکل در هیأت های دائمی دانشکده، دبیر یک مقام رسمی (دبیر شورای علمی، دبیر انجمن و ...) است.

از سطر جدید بعد از کلمه «حضور»، حروف اول و نام خانوادگی اعضای دائمی هیأت دانشگاهی به ترتیب حروف الفبا و همچنین حروف اول، نام خانوادگی و سمت افراد دعوت شده به جلسه از سایر سازمان ها درج می شود. منشی لیست شرکت کنندگان جلسه را در روز جلسه تنظیم می کند، زیرا لیست ممکن است با آنچه در ابتدا در نظر گرفته شده بود مطابقت نداشته باشد. تنظیم صورتجلسه با تهیه فهرستی از شرکت کنندگان در جلسه آغاز می شود.

هنگام تنظیم صورتجلسه یک جلسه طولانی، نام شرکت کنندگان در صورتجلسه درج نمی شود، اما تعداد کل آنها با یک عدد مشخص می شود. بر اساس نتایج ثبت نام تعیین می شود. لیست های ثبت نام به دبیر جلسه منتقل می شود و به یکی از ضمائم صورتجلسه تبدیل می شود. در این مورد، پروتکل نشان می دهد: تعداد حاضر: 57 نفر (لیست پیوست شده است).

دستور جلسه در قسمت مقدماتی صورتجلسه درج شده است. این شامل فهرستی از موضوعاتی است که در جلسه مورد بحث قرار می گیرد و ترتیب بحث آنها و نام سخنرانان (گزارشگران) را مشخص می کند. دستور جلسه که از قبل تنظیم شده است، باید شامل تعداد بهینه موضوعاتی باشد که می تواند در جلسه مورد بررسی و بحث قرار گیرد. محتوای آن توسط رهبری که جلسه را اداره می کند تعیین می شود. هر مورد در دستور کار شماره گذاری شده است اعداد عربیو با حرف اضافه "O" یا "About" شروع می شود (به سوال "درباره چه؟" پاسخ می دهد). برای هر مورد، حروف اول و نام خانوادگی گزارشگر مشخص شده است - مقامی که گزارش را در مورد این موضوع تهیه کرده است.

متن بخش اصلی پروتکل مطابق با ترتیب موضوعات تعیین شده توسط دستور جلسه تنظیم می شود.

بدنه متن باید به تعداد مواردی که در دستور کار است شامل بخش باشد. بخش ها با همان شماره دستور جلسه شماره گذاری می شوند. هر بخش از سه قسمت "LISTENED"، "SPEAKED"، "DECIDED" تشکیل شده است که از حاشیه سمت چپ چاپ می شود. پس از کلمه "LISTENED" در تست پروتکل، ضبط سخنرانی سخنران اصلی ارائه می شود. بعد از کلمه "SPEAKED" - سوابق اظهارات شرکت کنندگان در بحث درباره موضوع. بعد از کلمه "حل شد" - بیانیه قسمت اجرایی دستور کار مربوطه. اگر چندین تصمیم در مورد یک موضوع گرفته شود، آنها با اعداد عربی شماره گذاری می شوند، رقم اول تعداد مورد دستور جلسه را نشان می دهد، و دوم - تعداد تصمیم گرفته شده است. مثلا:

رویه معمول تنظیم صورتجلسه امکان ثبت نتایج رای گیری را فراهم نمی کند، اما در تعدادی از صورتجلسه ها (مثلاً صورتجلسه مجمع عمومی سهامداران) تعداد کل افرادی که در رای گیری شرکت کرده اند و توزیع آرای موافق، مخالف، ممتنع مشخص شده است.

تصمیمات اتخاذ شده در جلسه با ارسال نسخه هایی از صورتجلسه یا عصاره قسمت اجرایی به اطلاع کارکنان می رسد. همچنین تهیه سایر اسناد اداری بر اساس تصمیمات اتخاذ شده، به عنوان مثال، تصمیم یک هیئت دانشگاهی یا دستور رئیس یک سازمان، انجام می شود.

در متن پروتکل، نام خانوادگی و حروف اول گوینده در یک خط جدید به صورت حروف اسمی چاپ شده است. عبارت مدخل گفتار (معمولاً به صورت سوم شخص مفرد) با خط فاصله از نام خانوادگی جدا می شود.

بسته به نوع جلسه و وضعیت هیئت دانشگاهی، فرم پروتکل انتخاب می شود. می تواند کوتاه، کامل یا کوتاه باشد. فرم‌های پروتکل فقط از نظر کامل بودن پوشش جلسات جلسه با یکدیگر تفاوت دارند.

پروتکل مختصر – این سندی است که موضوعات مطرح شده در جلسه، اسامی سخنرانان و تصمیمات اتخاذ شده را ثبت می کند. چنین صورتجلسه ای معمولاً فقط در مواردی نگهداری می شود که جلسه در حالت تنگ نگاری قرار می گیرد یا جلسه ماهیت عملیاتی دارد. با استفاده از چنین پروتکلی، نمی توان روند بحث در مورد موضوع، نظرات بیان شده، نظرات، روند توسعه بخش اداری پروتکل را تصور کرد. تصمیم مدیریت

که در پروتکل کاملنه تنها موضوعات مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده و اسامی سخنرانان ثبت می شود، بلکه محتوای گزارش ها و سخنان حاضران در جلسه، تمامی نظرات بیان شده، پرسش ها و تذکرات مطرح شده، نظرات، مواضع نیز مخابره می شود. صورتجلسه کامل به شما امکان می دهد تصویر دقیقی از جلسه را مستند کنید.

پروتکل کلمه به کلمهبر اساس گزارش کلمه به کلمه از جلسه (رونوشت) جمع آوری شده است و به کلمه روند بحث در مورد هر موضوع و تصمیم گیری در مورد آن را منتقل می کند. پس از قسمت مقدماتی در چنین پروتکلی، مدخل "جلسه به صورت مختصر ضبط شد" ایجاد می شود. رونوشت یک پیوست اجباری به پروتکل است.

صورتجلسه از نوارهای ضبط شده دست نویس، تنگ نگاری یا نوار ضبط شده در طول جلسه تنظیم می شود. یادداشت های دست نویس توسط منشی نگهداری می شود. در این مورد، توانایی درک اصل موضوعات مورد بحث و نوشتن دقیق آنها مورد نیاز است. این سوابق مواد پیش نویس برای آماده سازی بیشتر پروتکل هستند. در تعدادی از موارد، سخنرانان در یک جلسه، یادداشت (تز) صحبت های خود را در اختیار دبیر قرار می دهند که سپس در متن صورتجلسه درج می شود. با این حال، اغلب منشی باید فقط بر مهارت های خود در شکسته نویسی، یادداشت برداری و کوتاه نویسی تکیه کند. پس از جلسه، یادداشت های منشی مجدداً تایپ، ویرایش و فرمت می شود سند رسمی. زمان آماده سازی پروتکل در حال حاضر سه روز تعیین شده است.