किसी आर्थिक इकाई का कार्य किसी क्षेत्रीय सीमा तक सीमित नहीं हो सकता। समय-समय पर, प्रबंधन के निर्देश पर, कंपनी के कर्मचारी आधिकारिक असाइनमेंट पर व्यावसायिक यात्राओं पर जाते हैं। चूँकि ऐसी यात्रा निर्धारित कार्यों की पूर्ति से जुड़ी होती है, और इसके लिए कुछ वित्तपोषण की भी आवश्यकता होती है, इसलिए आपको यह जानना होगा कि यह कैसे होता है सही डिज़ाइनकारोबारी दौरे।

एक सामान्य स्थिति में, प्रबंधन किसी व्यावसायिक इकाई के कर्मचारियों को उनकी सहमति के बिना भेज सकता है, क्योंकि एक व्यावसायिक यात्रा उनके कार्य कार्यों का प्रदर्शन है।

निम्नलिखित नागरिकों के लिए व्यावसायिक यात्राओं पर प्रतिबंध है:

• जिन महिलाओं के साथ वह कैद में है और एक बच्चे की उम्मीद कर रही हैं।
• उद्यम के कर्मचारी जो नाबालिग हैं। हालाँकि, इन कर्मचारियों के लिए, यदि वे उद्यम में रचनात्मक व्यवसायों (अभिनेता, गायक, लेखक, पत्रकार) में काम करते हैं और पेशेवर खेलों में संलग्न हैं, तो प्रतिबंध लागू नहीं होता है।
• प्रशिक्षुता अनुबंध के तहत कंपनी के लिए काम करने वाले कर्मचारी।

इसमे शामिल है:

• रोजगार अनुबंध के तहत काम करने वाली महिलाएं जिनके छोटे बच्चे हैं। जो कर्मचारी तीन वर्ष से कम उम्र के बच्चे के एकमात्र माता-पिता हैं, उनके साथ भी ऐसा ही व्यवहार किया जाता है।
• उद्यम में काम करने वाले एकल कर्मचारी जिनके बच्चे पाँच वर्ष से कम उम्र के हैं।
• कंपनी में काम करने वाले लोग जिनके विकलांग बच्चे हैं।
• कंपनी के कर्मचारी जो अपने परिवार के सदस्यों को चिकित्सा देखभाल प्रदान करते हैं।
• विकलांगता समूह वाले कर्मचारियों के लिए, यदि अपेक्षित कार्य यात्रा उनके पुनर्प्राप्ति कार्यक्रम में हस्तक्षेप करती है।

महत्वपूर्ण!मानव संसाधन विशेषज्ञों को यह याद रखने की आवश्यकता है कि इन श्रेणियों के श्रमिकों के लिए व्यावसायिक यात्रा से पहले, व्यावसायिक यात्रा को पंजीकृत करने की प्रक्रिया के दौरान उनकी सहमति के लिए अनुरोध प्राप्त किया जाना चाहिए। साथ ही, उनकी सहमति प्राप्त करना ही पर्याप्त नहीं है; दस्तावेज़ में यह जानकारी भी होनी चाहिए कि वे व्यावसायिक यात्रा से इनकार करने के अपने अधिकार के बारे में जानते हैं।

जब किसी आंतरिक अंशकालिक कर्मचारी से व्यावसायिक यात्रा पर जाने की अपेक्षा की जाती है तो कई समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। आख़िरकार, उसे व्यापारिक यात्रा पर भेजने पर कोई प्रतिबंध नहीं है। सवाल उठते हैं कि व्यावसायिक यात्रा का समय कंपनी में उसकी दूसरी नौकरी में कैसे प्रतिबिंबित होना चाहिए।

कानून के प्रावधान इस अवधि के दौरान उसके लिए वार्षिक वेतन तैयार करने पर रोक लगाते हैं। इन मामलों में, ऐसे कर्मचारी को वार्षिक अतिरिक्त भुगतान अवकाश प्रदान करने की अनुशंसा की जाती है।

व्यापारिक यात्राओं की अवधि

आगामी व्यावसायिक यात्रा की अवधि प्रबंधक द्वारा निर्धारित की जाती है, जो इस अवधि को अपने निपटान में तय करता है। किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर किस अवधि की आवश्यकता है, इसका निर्णय उसके द्वारा कर्मचारी के लिए निर्धारित उत्पादन लक्ष्यों और उनके कार्यान्वयन के लिए आवंटित समय के अनुसार निर्धारित किया जाता है।

यदि कंपनी के नियमों के अनुसार नौकरी असाइनमेंट जारी करने की आवश्यकता होती है, तो व्यापार यात्रा की अवधि भी इस दस्तावेज़ में शामिल की जानी चाहिए।

चूंकि कभी-कभी सभी कारकों को सटीक रूप से ध्यान में रखना असंभव होता है, इसलिए व्यावसायिक यात्रा की अवधि को बढ़ाया या छोटा किया जा सकता है। जारी किए गए यह स्थितिकंपनी प्रबंधन की ओर से अलग से आदेश जारी कर.

कानून के पिछले अधिनियम, जो अब अपनी ताकत खो चुके हैं, यह निर्धारित करते थे कि एक व्यापारिक यात्रा को एक दिन से अधिक की यात्रा माना जाता था और यह चालीस दिनों से अधिक नहीं हो सकती थी। और यदि अवधि इन स्थापित ढाँचों से आगे निकल जाती है, तो कार्मिक सेवा को कर्मचारी के स्थानांतरण को औपचारिक बनाना पड़ता है।

वर्तमान में, जो सरकारी संकल्प लागू हो गए हैं, वे न्यूनतम या अधिकतम अवधि स्थापित नहीं करते हैं।

यह प्रश्न अक्सर उन कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्रा का निर्धारण करते समय उठता है जिनके कार्य को करने के लिए निरंतर यात्रा की आवश्यकता होती है।

ध्यान!इस मामले में, किसी को व्यवसाय यात्रा की अवधारणा से ही आगे बढ़ना चाहिए, और इसे काम के साथ भ्रमित नहीं करना चाहिए, जो कि निष्पादित रोजगार अनुबंध के अनुसार, यात्रा प्रकृति का है। आपको व्यावसायिक यात्रा और दूसरे क्षेत्र में काम पर स्थानांतरण के बीच भी अंतर करना चाहिए।

व्यापार यात्रा दस्तावेज़

अनिवार्य

व्यावसायिक यात्राओं के पंजीकरण में परिवर्तन की शुरूआत के साथ, वर्तमान में केवल दो दस्तावेजों को अनिवार्य उपयोग की स्थिति प्राप्त है:

• नियोक्ता का आदेश या आदेश- मुख्य प्रपत्र, जो व्यापार यात्रा की दिशा, अवधि आदि निर्धारित करता है। आमतौर पर, व्यापार यात्रा आदेश टी-9 फॉर्म या कंपनी लेटरहेड पर जारी किया जाता है। संगठन.
• - एक दस्तावेज़ जिसके साथ कर्मचारी संलग्न सहायक दस्तावेज़ों के साथ यात्रा के दौरान किए गए खर्चों की पुष्टि करता है। AO-1 फॉर्म के अनुसार संकलित।

अतिरिक्त दस्तावेज़

इन दस्तावेज़ों को तैयार करने के लिए कंपनी के स्थानीय अधिनियमों में इसका उल्लेख करना आवश्यक है:

• यात्रा प्रमाणपत्र- इसमें प्राप्तकर्ता कंपनियों के टिकट शामिल हैं। आप एक ही फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें एक प्रमाणपत्र, एक कार्य असाइनमेंट और एक अग्रिम रिपोर्ट शामिल होगी।
• सेवा असाइनमेंट- इसमें यात्रा के दौरान किए जाने वाले कार्यों की जानकारी होती है। फॉर्म टी-10ए में जारी किया जा सकता है।
• कार्य पूर्णता रिपोर्ट- यात्रा से लौटने पर किसी कर्मचारी द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज़। इसमें यात्रा के दौरान किए गए कार्यों का विवरण शामिल है।
• व्यावसायिक यात्रा पर जाने वाले कर्मचारियों का जर्नल- यात्रा पर जाने वाले कर्मचारियों को सुरक्षित करने का कार्य करता है;
• सेवा ज्ञापन - यदि कर्मचारी निजी परिवहन का उपयोग करता है तो खर्च का भुगतान करना आवश्यक है।

2019 में किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें: एक लेखाकार के लिए निर्देश

चरण 1. एक व्यवसाय यात्रा आदेश बनाएं

बिजनेस ट्रिप ऑर्डर करने के लिए, आप मानक फॉर्म टी-9, टी-9ए का उपयोग कर सकते हैं, या इसे कंपनी के लेटरहेड पर फ्री स्टाइल में कर सकते हैं।

पहले, एक आदेश तैयार करने के लिए एक आधिकारिक असाइनमेंट का उपयोग किया जाता था, जिसे आधार के रूप में दर्शाया जाता था। अब, उस कॉलम में, प्रबंधक के आदेश, मेमो के बारे में डेटा दर्ज किया जाता है, या यह फ़ील्ड खाली रहती है।

जिस कर्मचारी के लिए आदेश तैयार किया गया था वह इससे परिचित हो जाता है और उस पर हस्ताक्षर करता है।

ध्यान!यदि आप व्यावसायिक यात्रा के लिए अपने स्वयं के परिवहन का उपयोग करते हैं, तो इसे मौजूदा आदेश में शामिल किया जाना चाहिए, या एक अतिरिक्त आदेश जारी किया जाना चाहिए।

चरण 2. रिपोर्टिंग के लिए धन जारी करें

व्यावसायिक यात्रा पर जाते समय, कर्मचारी को अवश्य प्राप्त करना चाहिए नकदटिकट, किराये के आवास और अन्य खर्चों के साथ-साथ यात्रा के प्रत्येक दिन के लिए दैनिक भत्ते का भुगतान करना।

जिस राशि के भीतर इन खर्चों का भुगतान किया जाता है उसे स्थानीय अधिनियम में स्थापित किया जाना चाहिए।

किसी कर्मचारी के लिए धन प्राप्त करने का आधार एक व्यावसायिक यात्रा आदेश है। साथ ही, कर्मचारी स्वयं खर्चों की अपेक्षित राशि के लिए एक ज्ञापन तैयार कर सकता है, लेकिन उस पर प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर होना चाहिए।

देश के भीतर यात्रा करते समय, रूबल में धनराशि कैश रजिस्टर से जारी की जा सकती है या हस्तांतरित की जा सकती है बैंक कार्ड.

ध्यान!यदि विदेश में व्यापार यात्रा की आवश्यकता होती है, तो उन दिनों के लिए दैनिक भत्ता जब कर्मचारी रूस में होगा, रूबल में जारी किया जाता है, और किसी विदेशी राज्य के क्षेत्र में रहने के दिनों के लिए - उसकी मुद्रा में।

चरण 3. एक यात्रा दस्तावेज़ बनाएं (यदि आवश्यक हो)

यदि यह चरण स्थानीय नियमों में निर्दिष्ट है, तो जब व्यापार यात्रा संसाधित होती है, तो आपको इसे तैयार करने की आवश्यकता होती है। कंपनी में किस फॉर्म का उपयोग किया जाता है, इसके आधार पर इसमें कर्मचारी के लिए किए गए कार्य, दैनिक भत्ते की गणना और यात्रा असाइनमेंट पर एक रिपोर्ट भी शामिल हो सकती है।

व्यावसायिक यात्रा पर प्रस्थान करने वालों का लॉग संकलित करने की आवश्यकता भी समाप्त कर दी गई है। कंपनियां अपने विवेक से इसका उपयोग जारी रख सकती हैं। लेकिन सबसे पहले उन्हें पत्रिका का फॉर्म सुरक्षित करना होगा.

आमतौर पर, लॉग में निम्नलिखित जानकारी शामिल होती है:

• कर्मचारी के बारे में व्यक्तिगत जानकारी;
• उस कंपनी का नाम जिसमें वह जा रहा है;
• इलाके का नाम;
• प्रस्थान और आगमन की तारीखें;
• लेखा विभाग द्वारा रिपोर्ट की प्राप्ति का संकेत देने वाला एक नोट।

ध्यान!यात्रा प्रमाणपत्र में प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से टिकट लगाने के लिए जगह होती है। लेकिन दस्तावेज़ में उनकी उपस्थिति अब अनिवार्य नहीं है, क्योंकि दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं है।

चरण 4. एक अग्रिम रिपोर्ट पूर्ण करें और सबमिट करें

यात्रा से लौटने के तीन दिनों के भीतर, कर्मचारी को एओ-1 फॉर्म पर एक अग्रिम रिपोर्ट लिखकर लेखा विभाग को जमा करनी होगी। यदि यह कंपनी के आंतरिक कृत्यों में इंगित किया गया है, तो अग्रिम रिपोर्ट के साथ-साथ किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट तैयार करना और प्रस्तुत करना भी आवश्यक है।

इसे किसी भी रूप में तैयार किया जाता है, किसी फॉर्म पर जो कंपनी में बनाया गया था, या रिपोर्ट के लिए, कॉलम 12 का उपयोग व्यापार यात्रा टी -10 ए के लिए आधिकारिक असाइनमेंट फॉर्म में किया जाता है, यदि यह व्यापार यात्रा संसाधित होने पर बनाया गया था .

अग्रिम भुगतान के साथ दस्तावेज़ संलग्न होते हैं, जिनकी सहायता से कर्मचारी किए गए खर्चों की पुष्टि कर सकता है, इनमें शामिल हैं:

• यात्रा के दौरान आवास के लिए परिसर किराए पर लेने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ - एक होटल बिल, एक रसीद जिसमें ठहरने के दिनों की संख्या और प्रति दिन की लागत शामिल है, या एक निजी घर या अपार्टमेंट के लिए किराये का समझौता।
• दस्तावेज़ जिनका उपयोग व्यावसायिक यात्रा से आने-जाने की पुष्टि के लिए किया जा सकता है - टिकट, बोर्डिंग पास, चेक, बिस्तर प्राप्त करने की रसीदें, आदि।
• टैक्सी किराए पर लेने की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ - चेक, टिकट, फॉर्म।
• यदि कर्मचारी निजी परिवहन का उपयोग करता है तो खर्चों के विवरण के साथ एक आधिकारिक ज्ञापन - यात्री की सूची, गैस स्टेशनों से प्राप्तियां, आदि।
• एक आधिकारिक नोट जब कर्मचारी आवास या यात्रा की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ प्रदान नहीं कर सकता है;
• अन्य खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, संचार सेवाओं के लिए रसीद)।

ध्यान!लेखा विभाग को व्यय रिपोर्ट जमा करते समय, लेखाकार फटी हुई रीढ़ पर एक निशान बनाता है और उसे कर्मचारी को सौंप देता है। यह पुष्टि करने के लिए आवश्यक है कि कर्मचारी ने दस्तावेज़ों को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया है।

चरण 5. अप्रयुक्त राशि कैशियर को लौटाएं (यदि कोई शेष हो)

यदि, यात्रा से लौटने पर, किसी कर्मचारी के पास पैसा बच जाता है, तो उसे अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने की तारीख से 3 दिनों के भीतर इसे कैशियर को वापस करना होगा। इसके लिए ऑपरेशन उपलब्ध कराया गया है.

कानून के अनुसार, नियोक्ता को कर्मचारी के वेतन से इस राशि को रोकने का अधिकार है, लेकिन केवल तभी जब स्वैच्छिक वापसी की अवधि समाप्त हुए एक महीना भी नहीं बीता हो। जब एक महीना बीत जाता है, तो अदालत का फैसला लेकर ही कटौती संभव है।

एक कर्मचारी स्वेच्छा से अपने वेतन से ऋण की कटौती के लिए भी सहमत हो सकता है। ऐसा करने के लिए, उसे एक बयान लिखना होगा। इस दस्तावेज़ के आधार पर, एक प्रतिधारण आदेश बनाया जाता है। यह याद रखना चाहिए कि रोकी गई धनराशि उस महीने के अर्जित वेतन के 20% से अधिक नहीं हो सकती।

चरण 6. कर्मचारी द्वारा अधिक खर्च के लिए मुआवजा (यदि आवश्यक हो)

ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि किसी यात्रा के दौरान किसी कर्मचारी ने दिए गए पैसे से अधिक पैसा खर्च कर दिया। ऐसे में आपको सबसे पहले उसकी खर्च रिपोर्ट जांचनी होगी। यदि खर्च उचित थे, तो वे कैश रजिस्टर से धनराशि जारी करके मुआवजे के अधीन हैं।

अधिक खर्च की वैधता निर्धारित करने के लिए, यह जांचना आवश्यक है:

• क्या लागत अत्यावश्यक कारणों से की गई थी;
• क्या इन लागतों के लिए दस्तावेज़ हैं, और क्या वे सही ढंग से तैयार किए गए हैं;
• व्यय रिपोर्ट का सही लेखन.

ध्यान!अतिरिक्त राशि रिपोर्ट जमा करने की तारीख से तीन दिनों के भीतर जारी की जानी चाहिए। अन्यथा, कर्मचारी को नियोक्ता से न केवल इन राशियों, बल्कि उनके उपयोग के लिए ब्याज की वसूली के लिए अदालत में जाने का अधिकार है।

यदि संगठन पूरी राशि चुकाने में असमर्थ है, तो एक पुनर्भुगतान अनुसूची तैयार करने की सलाह दी जाती है, जिस पर दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।

क्या किसी कर्मचारी को एक दिन की छुट्टी पर भेजना संभव है?

कभी-कभी यात्रा का मतलब यह होता है कि एक कर्मचारी को सोमवार को एक नई जगह पर कर्तव्यों का पालन करना शुरू करना होगा। ऐसा करने के लिए, उसे अपनी छुट्टी के दिन एक व्यावसायिक यात्रा पर जाना होगा।

इस बिंदु पर स्वयं कर्मचारी के साथ सहमति होनी चाहिए - पंजीकरण पूरा करने के लिए, एक आदेश जारी करना आवश्यक होगा कि व्यापार यात्रा सप्ताहांत पर शुरू होगी, और कर्मचारी को इसके लिए लिखित सहमति देनी होगी। ऐसे आदेश में, किसी दिए गए दिन के लिए काम के घंटों को इंगित करना आवश्यक है - ऐसे दिनों के भुगतान के बारे में विवादों को खत्म करने के लिए यह कदम आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, यदि ट्रेन आधी रात से कई घंटे पहले निकलती है, तो आदेश में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि केवल ये घंटे ही भुगतान के अधीन हैं। अन्यथा, नियोक्ता को पूरे दिन की क्षतिपूर्ति करनी होगी। और यह या तो डबल साइज में करना होगा या सिंगल साइज में, लेकिन प्रावधान के साथ अतिरिक्त दिनआराम करने के लिए।

क्या मैं अपनी व्यावसायिक यात्रा को बढ़ा या पुनर्निर्धारित कर सकता हूँ?

कानूनों में मौजूदा व्यावसायिक यात्रा की अवधि बढ़ाने या भविष्य की यात्रा को स्थगित करने पर कोई प्रतिबंध नहीं है, लेकिन इसके लिए सभी आवश्यक दस्तावेज. हालाँकि, एक भी नियामक अधिनियम में यह निर्देश नहीं है कि इसे सही तरीके से कैसे किया जा सकता है।

यदि आपको किसी मौजूदा व्यावसायिक यात्रा को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है, तो इसके लिए आदेश जारी करना सबसे अच्छा है। इसे किसी भी रूप में तैयार किया जाता है, लेकिन अनिवार्य विवरण के अलावा इसमें कारण भी बताना होगा कि यात्रा क्यों बढ़ाई जा रही है, साथ ही नई तारीख़इसका अंत.

इसके बाद, सभी व्यावसायिक यात्रा दस्तावेजों में सुधार किए जाते हैं - पुरानी तारीख को एक पंक्ति से काट दिया जाता है ताकि इसे आसानी से पढ़ा जा सके, और नई तारीख शीर्ष पर इंगित की जाती है।

फिर नियोक्ता को दैनिक भत्ते और नए कार्यकाल के लिए आवास के भुगतान के लिए धनराशि की गणना करनी होगी, और इस राशि को कर्मचारी को कार्ड पर, पोस्टल ऑर्डर द्वारा या किसी अन्य तरीके से स्थानांतरित करना होगा। किसी कर्मचारी को इन उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत धन का उपयोग करने के लिए मजबूर करना निषिद्ध है, भले ही बाद में उनकी प्रतिपूर्ति की गई हो।

ध्यान!जारी की गई व्यावसायिक यात्रा की तारीख का स्थगन भी एक अलग आदेश द्वारा जारी किया जाता है। इसमें स्थगन का कारण और नई शुरुआत और समाप्ति तिथियां बताई गई हैं।

आपको सभी पूर्ण दस्तावेज़ों में सुधार करने, पुरानी तिथियों को काटकर नई तिथियां दर्ज करने की भी आवश्यकता है। भुगतानों की पुनर्गणना करने की कोई आवश्यकता नहीं है - आखिरकार, केवल यात्रा की तारीखें बदलती हैं, उसकी अवधि नहीं।

क्या छुट्टियों को व्यावसायिक यात्रा के साथ जोड़ना संभव है?

कानून परिभाषित करता है कि वह अवधि क्या है जिसके दौरान एक कर्मचारी को अपने कर्तव्यों से पूरी तरह मुक्त कर दिया जाता है। और यदि नियोक्ता को उस अवधि के दौरान व्यावसायिक यात्रा की प्रक्रिया करने की आवश्यकता है जब कर्मचारी छुट्टी पर है, तो उसे छुट्टी से वापस बुला लिया जाना चाहिए।

इस प्रक्रिया को निष्पादित करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि श्रम संहिता के अनुसार ऐसे कुछ प्रकार के कर्मचारी हैं जिन्हें वापस बुलाए जाने पर बिल्कुल प्रतिबंध है। इसके अलावा, कर्मचारी को वापस बुलाने के लिए एक लिखित सहमति पर हस्ताक्षर करना होगा।

यदि अभी भी किसी कर्मचारी को यात्रा पर जाने के लिए वापस बुलाने की आवश्यकता है, तो आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• एक आदेश जारी करें जो कर्मचारी को छुट्टी से वापस बुला लेगा;
• आदेश पर, कर्मचारी को कॉलम में "मुझे आपत्ति नहीं है" शब्दों को चेक करके लिखित सहमति देनी होगी।
• व्यावसायिक यात्रा पर जाने का आदेश जारी करें।
• खर्चों को कवर करने के लिए दैनिक भत्ते और अन्य धनराशि प्रदान करें।

आपको यह भी ध्यान में रखना होगा कि छुट्टी से वापस बुलाने के लिए दस्तावेज़ में अनिवार्य संशोधन की आवश्यकता होती है। इसलिए, कर्मचारी के साथ तुरंत चर्चा करना महत्वपूर्ण है कि वह शेष अप्रयुक्त दिनों को किस समय लेगा। यदि वह यात्रा से लौटने के तुरंत बाद वार्षिक अवकाश पर जाना चाहता है, तो इसकी व्यवस्था फिर से करनी होगी।

ध्यान!एक और महत्वपूर्ण बिंदु जिसे नहीं भूलना चाहिए वह है अवकाश वेतन की पुनर्गणना। यदि कर्मचारी लौटने पर तुरंत आराम के दिन लेना चाहता है तो इसे छोड़ा जा सकता है, और इन दिनों को चालू माह में शामिल किया जाता है। अन्यथा, अतिरिक्त राशि को कैशियर को लौटाना होगा, या दैनिक भत्ते या भविष्य के अवकाश वेतन में गिना जाएगा।

यह ज्ञात है कि यह एकाउंटेंट के लिए विशेष पत्रिकाओं में आसानी से पाया जा सकता है। ऐसा प्रतीत होता है कि तैयार अनुभव का लाभ उठाना बिल्कुल भी कठिन नहीं है। हालाँकि, यदि यात्रा का उद्देश्य गलत तरीके से तैयार किया गया है, तो इसकी लागत को उद्यम के कर योग्य लाभ को कम करने के खर्चों में शामिल नहीं किया जा सकता है। इसलिए, आपको अपने कर्मचारी की व्यवसायिक "यात्रा" को सोच-समझकर और सावधानी से उचित ठहराने की आवश्यकता है।

कौन से दस्तावेज तैयार करने हैं

यह बहुत सुविधाजनक होता है जब कोई संगठन किसी विशेषज्ञ को नियुक्त करता है जो जानता है कि व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे की जाती है। लेकिन आजकल, कई छोटे व्यवसाय मालिकों को अपना लेखांकन स्वयं करना पड़ता है और अधिकांश आधिकारिक कागजात तैयार करने पड़ते हैं।

निजी उद्यमी और कर्मचारी, जिन्होंने लेखांकन पाठ्यक्रम पूरा नहीं किया है, यदि आवश्यक हो, तो इस बात में रुचि रखते हैं कि यात्रा भत्ते कैसे संसाधित किए जाते हैं।

यह कोई रहस्य नहीं है कि इस प्रक्रिया में कई चरण शामिल हैं।

1. कंपनी का प्रमुख टी9 फॉर्म में बिजनेस ट्रिप ऑर्डर जारी करता है। उसमें शामिल हैं:

• पूरा नाम। कर्मचारी;
• उसका कार्मिक नंबर;
• नौकरी का नाम;
• कंपनी का विभाजन (विभाग, क्षेत्र, विभाग) जिसमें कर्मचारी काम करता है;
• यात्रा, उसका समय, वित्तपोषण के स्रोत (आमतौर पर नियोक्ता निधि);
• गंतव्य।

आदेश के साथ एक दस्तावेज़ संलग्न है - व्यापार यात्रा या निमंत्रण का आधार)।

2013 तक यात्रा प्रमाणपत्र बनवाना भी जरूरी था. इन फॉर्मों को अब भरने की आवश्यकता नहीं है। लेखाकारों की श्रम लागत कम कर दी गई है, लेकिन नए प्रश्न उठे हैं: आधिकारिक कारणों से यात्रा के तथ्य की पुष्टि कैसे करें और यह कैसे साबित करें कि यात्रा का उद्देश्य प्राप्त हो गया है?

इस संबंध में कई संगठन कर्मचारियों को यात्रा प्रमाणपत्र जारी करते रहते हैं। यह एक छोटा और साथ ही बहुत जानकारीपूर्ण दस्तावेज़ है। यात्रा प्रमाणपत्र पर उद्देश्य वही है जो आदेश पर है।

2. नियोक्ता एक होटल का कमरा खरीदता है और बुक करता है।

3. तैनात कर्मचारी हस्ताक्षर करता है कि उसने आदेश पढ़ लिया है, यात्रा टिकट और अपने निवास स्थान के बारे में जानकारी प्राप्त करता है।

4. दैनिक भत्तों की गणना की जाती है। कानून के अनुसार, वे हैं:

700 रूबल। प्रति दिन - रूसी संघ के क्षेत्र के भीतर यात्रा करते समय।

2500 रूबल। प्रति दिन - विदेशी व्यापार यात्राओं के लिए।

नियोक्ता, अपनी पहल पर, भुगतान बढ़ा सकता है, लेकिन इस मामले में वह निर्दिष्ट मूल्यों से अधिक राशि पर अर्जित व्यक्तिगत आयकर के बजट में योगदान करने के लिए बाध्य होगा।

5. परिकलित वेतनकर्मचारी अपने प्राथमिक कर्तव्य के स्थान से दूर रहने के दौरान। यह औसत दैनिक कमाई को व्यावसायिक यात्रा के दिनों की संख्या से गुणा किया जाता है। यदि व्यावसायिक यात्रा पर बिताया गया समय आंशिक रूप से सप्ताहांत पर पड़ता है या छुट्टियां, इस दिन की मजदूरी की गणना दोगुने आकार में की जाती है।

6. यात्रा से लौटने पर, कर्मचारी फॉर्म संख्या एओ-1 में किए गए खर्चों पर एक अग्रिम रिपोर्ट भरता है और सहायक दस्तावेज संलग्न करता है: यात्रा टिकट, होटल आवास के लिए एक वाउचर, एक वेबिल, ईंधन और स्नेहक के भुगतान के लिए चेक, यदि आवश्यक है।

7. संक्षेप में: क्या यात्रा का उद्देश्य पूरा हो गया? कर्मचारी एक लिखित रिपोर्ट तैयार करता है या इस तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ प्रस्तुत करता है कि आधिकारिक कार्य पूरा हो गया है।

यदि यात्रा का घोषित उद्देश्य पूरा नहीं हुआ तो क्या होगा?

इस मामले में, क्या कर आधार को कम करने के लिए व्यापार यात्रा खर्चों को ध्यान में रखा जा सकता है? यह मुद्दा अभी भी लेखाकारों और संघीय कर सेवा के प्रतिनिधियों के बीच विवाद का कारण बनता है। उत्तरार्द्ध का दावा है कि असफल यात्रा के खर्चों को कर उद्देश्यों के लिए ध्यान में नहीं रखा जाता है।

अकाउंटेंट और कंपनी के मालिक, बदले में, यह मानने के दावे लाते हैं कि किसी कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा उत्पादन प्रकृति की है, चाहे उसका परिणाम कुछ भी हो। वे अक्सर अदालत में अपनी बात का बचाव करने में सफल होते हैं।

विशेष रूप से, व्यावसायिक यात्राओं के उद्देश्य का एक बहुत ही सामान्य उदाहरण "ग्राहक के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करना" है। ऐसी संभावना है कि डील नहीं हो पाएगी. इस मामले में, कर अधिकारी मुनाफे को कम करने के लिए व्यापार यात्रा व्यय को व्यय के रूप में वर्गीकृत करना अनुचित मानते हैं। हालाँकि, कंपनी प्रबंधक बार-बार यह साबित करने में सक्षम रहे हैं कि बातचीत के दौरान संभावित ग्राहकों के साथ मजबूत व्यापारिक संबंध स्थापित किए गए, जिससे भविष्य में अनुबंध का निष्कर्ष निकाला जा सके। अदालत ने कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय स्वीकार करने के करदाता के अधिकार को मान्यता दी।

नौकरी असाइनमेंट के लिए "सार्वभौमिक" शब्द

वर्तमान में, अनुभवी लेखा परीक्षक सलाह देते हैं: यदि संदेह है कि यात्रा का उद्देश्य प्राप्त किया जाएगा, तो इसे सामान्य वाक्यांशों के क्रम में इंगित करना बेहतर है। उद्देश्य निर्धारित करते समय, निःशुल्क फॉर्मूलेशन का उपयोग करने की अनुमति है। यहां व्यावसायिक यात्रा उद्देश्यों के उदाहरण दिए गए हैं जो कर्मचारी को कार्य पूरा करने के तथ्य का दस्तावेजीकरण करने के लिए बाध्य नहीं करते हैं:

"इवानोव आई. और उसे एनएसके शहर भेजा जाता है:

• उत्पादन संबंधी समस्याओं का समाधान,
• संभावित सहयोग पर बातचीत,
• व्यावसायिक संपर्क स्थापित करना,
• सामान खरीदने की संभावना के लिए बाज़ार अनुसंधान।"

तैनात कर्मचारी ने आदेश में निर्दिष्ट कार्य पूरा नहीं किया

यदि कोई विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित किया गया था और उसे हासिल नहीं किया जा सका, तो कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध करने की अनुमति है जिसमें निम्न के बारे में जानकारी हो:

• कार्य कार्य पूरा क्यों नहीं हो सका,
• यात्रा का परिणाम क्या है,
• पूरी की गई "यात्रा" कंपनी के लिए आर्थिक रूप से लाभदायक क्यों है।

यदि किसी कर्मचारी का कोई पत्र है, तो कर अधिकारी, एक नियम के रूप में, इसकी कानूनी स्वीकृति को मान्यता देते हैं यात्रा व्ययकर लेखांकन के लिए.

कार्य सौंपते समय किन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए?

दुर्भाग्य से, नियामक दस्तावेजों को नमूने के रूप में इंगित नहीं किया गया है सही उदाहरणव्यापार यात्रा के उद्देश्य. नियोक्ता उन कार्यों को निर्धारित करता है जिन्हें कर्मचारी को यात्रा के दौरान स्वतंत्र रूप से हल करना होगा। हालाँकि, कोई आदेश बनाते समय, कुछ बिंदुओं पर विचार करना महत्वपूर्ण है:

1. कर लेखांकन के लिए यात्रा व्यय को स्वीकार करने के लिए, किसी कर्मचारी को दूसरे शहर या देश में ले जाने की उत्पादन आवश्यकता स्पष्ट होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी कॉर्पोरेट समारोह या पुरस्कार समारोह में यात्रा से जुड़ी लागत को मुनाफे को कम करने के खर्च के रूप में शामिल नहीं किया जा सकता है।
2. व्यावसायिक यात्रा के लक्ष्य और उद्देश्य मेल खाने चाहिए नौकरी की जिम्मेदारियांकर्मचारी।
3. "यात्रा" का समय और मार्ग इसके कारण का खंडन नहीं कर सकता। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को किसी प्रदर्शनी में भाग लेने के लिए व्यावसायिक यात्रा पर भेजा गया था, तो उसे कार्यक्रम समाप्त होने के 24 घंटे के भीतर विपरीत दिशा में प्रस्थान करना होगा।

प्रबंधन कर्मियों की व्यावसायिक यात्रा

कंपनियों के मुख्य कार्यकारी अधिकारी और उनके प्रतिनिधि, एक नियम के रूप में, अन्य शहरों और देशों की यात्रा करते हैं:

• साझेदारों के साथ महत्वपूर्ण बातचीत करना,
• आधिकारिक कार्यक्रमों में भागीदारी,
• संभावित ग्राहकों के साथ.

एक प्रबंधक की व्यावसायिक यात्रा को अक्सर T9 फॉर्म में एक आदेश द्वारा औपचारिक रूप नहीं दिया जाता है, बल्कि वाक्यांश वाले एक आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है: "मैं ... के उद्देश्य से ______________ शहर के लिए जा रहा हूं"। आदेश में, जैसा कि आदेश में है, पूरा नाम इंगित करना आवश्यक है। और कर्मचारी की स्थिति, गंतव्य, उद्देश्य और यात्रा के उद्देश्य।

यहां कार्य असाइनमेंट के उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें कंपनी का मुख्य कार्यकारी स्वयं या अपने प्रतिनिधियों को सौंप सकता है:

• कॉम्प्लेक्ट एलएलसी के साथ बातचीत करना;
• स्टैंडर्ड एलएलसी उत्पादों के नमूनों का प्रदर्शन;
• प्रदर्शनी "रूस की विद्युत सामग्री", मास्को में 27 सितंबर 2016 को भागीदारी;
• 20 जुलाई 2016 को कॉस्मोटेक्निक्स बैठक के प्रतिभागियों के लिए एक प्रस्तुति आयोजित करना;
• 21 अगस्त 2016 को एलएलसी द्वारा आयोजित सेमिनार "वित्तीय संकट से कैसे बचे" में भागीदारी शैक्षणिक केंद्रमास्को में "परामर्श";
• मास्को के छात्रों और स्नातक छात्रों को व्याख्यान देते हुए स्टेट यूनिवर्सिटीविषय पर " सरकारी समर्थनघरेलू निर्माता";
• 10 से 15 अक्टूबर, 2016 तक आयोजित सम्मेलन "व्यवसाय आसान और आनंद के साथ" के प्रतिभागियों के साथ अनुभव का आदान-प्रदान;
• व्यावसायिक विकास;
• नई प्रौद्योगिकियों से परिचित होना।

निदेशक और उनके प्रतिनिधियों की व्यावसायिक यात्रा कंपनी की शाखाओं के काम की गुणवत्ता की जाँच से भी जुड़ी हो सकती है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• 2016 की पहली छमाही के लिए सहायक कंपनी हमारी फर्म एलएलसी की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का सारांश;
• एनएसके में एंटरप्राइज एलएलसी की शाखा के वित्तीय और व्यापारिक संचालन के ऑडिट में भागीदारी;
• 2 सितंबर से 10 सितंबर 2016 तक ए-स्क में अतिरिक्त कार्यालय संख्या 0233 में काम की गुणवत्ता और कर्मियों के प्रमाणीकरण का विश्लेषण करना।

यदि आवश्यक हो, तो व्यावसायिक यात्रा के उद्देश्य को कई संकीर्ण कार्यों में विभाजित किया जा सकता है। वे आमतौर पर आदेश में इंगित नहीं किए जाते हैं, लेकिन कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं।

इसलिए, उदाहरण के लिए, "संभावित सहयोग पर पर्सपेक्टिवा एलएलसी के साथ बातचीत आयोजित करना" लक्ष्य के लिए निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए जा सकते हैं:

1. परिचय एवं व्यक्तिगत मुलाकात महानिदेशकपर्सपेक्टिवा एलएलसी: विज्ञापन सामग्री, उत्पाद के नमूनों का प्रदर्शन, वितरण शर्तों की चर्चा।

नियोजित परिणाम:

• पर्सपेक्टिवा एलएलसी के प्रमुख के साथ संपर्क स्थापित करें,
• उसके बारे में जानकारी प्रदान करें प्रतिस्पर्धात्मक लाभहमारी कंपनी एलएलसी के उत्पाद और सहयोग के लाभ,
• माल के पहले बैच की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध पर बातचीत करें।

2. एंटरप्राइज एलएलसी के क्रय विभाग के साथ बैठक में भागीदारी, अनुबंध की शर्तों पर चर्चा।

नियोजित परिणाम:

• मूल्य सूची (1 विकल्प) में इंगित मूल्य के 20% से अधिक की थोक छूट के साथ पर्सपेक्टिवा एलएलसी के प्रावधान के अधीन, 100% पूर्व भुगतान की शर्तों पर माल की आपूर्ति करने का अधिकार प्राप्त करें;
• प्रति माह एक टन कच्चे माल की मात्रा में माल की आपूर्ति पर, बिना किसी छूट के, 3 सप्ताह से अधिक की अवधि के लिए किश्तों में भुगतान के साथ सहमत हों (विकल्प 2)।

यात्रा से लौटने पर, निदेशक संक्षेप में बताता है कि क्या यात्रा का उद्देश्य प्राप्त हुआ।

बिक्री प्रबंधकों के लिए व्यावसायिक यात्राएँ

ग्राहक सेवा और उत्पाद बिक्री के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें? बिक्री प्रबंधकों को आमतौर पर स्पष्ट लक्ष्य दिए जाते हैं मात्रात्मक संकेतक. उसकी कमाई और करियर की संभावनाएं इस बात पर निर्भर करती हैं कि कोई कर्मचारी किसी व्यवसाय योजना को कितनी कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से लागू करता है।

यदि कोई ग्राहक सेवा प्रतिनिधि पूरा करने में असमर्थ है मुख्य कार्यव्यापार यात्रा (बिक्री करने के लिए), नियोक्ता अभी भी संभावित ग्राहक, उसके साथ सहयोग की संभावनाओं, साथ ही उन कारणों के बारे में अधिक से अधिक जानकारी प्राप्त करना चाहता है जिनके कारण सौदा संपन्न नहीं हो सका।

इसके अलावा, अपने ग्राहक आधार का विस्तार करने के उद्देश्य से कंपनी के प्रमुख के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि संभावित ग्राहक किस प्रतिस्पर्धी कंपनी के साथ सहयोग करता है और अनुबंध किन शर्तों पर संपन्न होता है।

इसलिए, जब कोई बिक्री प्रबंधक किसी व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, तो उसे एक बहु-स्तरीय लक्ष्य दिया जाता है, जिसमें न केवल ग्राहक के साथ बातचीत से संबंधित कार्य शामिल होते हैं, बल्कि बाज़ार की जानकारी एकत्र करना भी शामिल होता है।

मुख्य कार्य कार्य इस तरह लग सकता है:

• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के साथ बातचीत करना और प्रारंभिक संपर्क स्थापित करना;
• कंपनी जेएससी "ग्राहक" के लिए सामग्री की आपूर्ति के लिए एक समझौते का समापन;
• ग्राहक आधार का विस्तार, एन-स्का शहर में बाजार के अवसरों का अध्ययन;
• 1 अगस्त 2016 को प्रदर्शनी "बिल्डिंग मटेरियल टुडे" में भागीदारी;
• कंपनी की पश्चिमी शाखा के बिक्री प्रबंधकों के साथ अनुभव का आदान-प्रदान; कॉर्पोरेट सम्मेलन "लाभदायक लेनदेन" में भागीदारी;
• पश्चिमी शाखा के बिक्री विभाग के नए कर्मचारियों का प्रशिक्षण;
• "सफल कार्य" सेमिनार का आयोजन एवं संचालन।

"माल की आपूर्ति के लिए एक अनुबंध का समापन" ग्राहकों के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्राओं का सबसे लोकप्रिय उद्देश्य है। इसे कार्यों में प्रकट किया जा सकता है:

• फ्यूचर कस्टमर एलएलसी के खरीद विभाग के एक प्रतिनिधि के साथ बैठक करना, जरूरतों की पहचान करना और उनका विश्लेषण करना;
• प्रतिस्पर्धी उद्यमों एलएलसी "प्रतिद्वंद्वी 1" और जेएससी "प्रतिद्वंद्वी 2" पर "मिस्ट्री शॉपर" के रूप में जाएँ: मूल्य सूची प्राप्त करना, ग्राहकों के साथ सहयोग की शर्तों के बारे में जानकारी एकत्र करना, विपणन विभाग के लिए एक रिपोर्ट तैयार करना, पहचान करना ताकतएलएलसी "प्रतिद्वंद्वी 1" और जेएससी "प्रतिद्वंद्वी 2";
• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के खरीद विभाग के प्रमुख के साथ बातचीत, उत्पाद के नमूनों का प्रदर्शन, अनुबंध की शर्तों पर समझौता;
• फ्यूचर क्लाइंट एलएलसी के सामान्य निदेशक के साथ बैठक, एक अनुबंध पर हस्ताक्षर।

यात्रा से लौटने पर, बिक्री प्रबंधक को प्रत्येक कार्य के पूरा होने और प्राप्त परिणामों पर एक रिपोर्ट जमा करनी होती है। इसके साथ बातचीत के प्रोटोकॉल, संभावित ग्राहक की जरूरतों का विश्लेषण, विपणन अनुसंधान के लिए सामग्री, प्रतियां शामिल हैं वाणिज्यिक प्रस्ताव, हस्ताक्षरित अनुबंध (यदि उपलब्ध हो)।

ग्राहक विभाग के प्रमुख या बिक्री विभाग के निदेशक के लिए व्यावसायिक यात्रा के लक्ष्य इसी तरह तैयार किए जा सकते हैं।

प्रबंधन टीम को निम्नलिखित कार्य भी सौंपे जा सकते हैं:

• बिक्री लेनदेन का आंतरिक ऑडिट करना,
• कंपनी शाखा के कार्य पर नियंत्रण,
• ग्राहक सेवा की गुणवत्ता में सुधार हेतु समिति की बैठक में भागीदारी,
• वार्षिक बैठक में बोर्ड सदस्यों को बिक्री रिपोर्ट प्रस्तुत करना।

सामग्री खरीदने के लिए व्यापारिक यात्राएँ

उद्यमों के निदेशक, साथ ही क्रय विभागों के कर्मचारी, उद्यम की जरूरतों के लिए सामान खरीदने के लिए अक्सर व्यावसायिक यात्राओं पर जाते हैं।

इस मामले में, आदेश निम्नलिखित में से व्यावसायिक यात्राओं के उद्देश्य का कोई भी उदाहरण इंगित कर सकता है:

• संभावित आपूर्तिकर्ता 1 एलएलसी और संभावित आपूर्तिकर्ता 2 एलएलसी के साथ बातचीत करना, सहयोग की शर्तों पर चर्चा करना;
• ज़ावॉड एलएलसी के साथ व्यावसायिक संपर्क स्थापित करना, उत्पादन प्रक्रिया और उत्पाद नमूनों का अध्ययन करना;
• एलएलसी "सामग्री" और जेएससी "विवरण" के साथ कच्चे माल और घटकों की खरीद के लिए अनुबंध का समापन;
• आपूर्तिकर्ता निर्माता एलएलसी के साथ अनुबंध की शर्तों पर सहमति।

उत्पादन श्रमिकों की यात्रा

इंस्टालेशन और असेंबली इंजीनियरों, बिल्डरों और श्रमिकों को अक्सर "यात्रा" करनी पड़ती है। इन विशेषज्ञों के लिए, निम्नलिखित में से व्यवसाय यात्रा कार्य का कोई भी उदाहरण प्रासंगिक है:

• कंपनी जेएससी "ग्राहक" की कार्यशालाओं में उत्पादन उपकरण "लाइन -1" की स्थापना और प्रारंभिक परीक्षण,
• "कन्वेयर-100" उपकरण की स्थापना, समायोजन और कमीशनिंग,
• मशीन "ए-2" की वारंटी सेवा,
• नियमित रखरखाव चालू प्रोडक्शन लाइनजेएससी "ग्राहक"
• अनिर्धारित मरम्मत, मशीन की खराबी का सुधार,
• उपकरण रोकथाम.

ड्राइवरों की व्यावसायिक यात्राएँ

सामान, दस्तावेज़ों के परिवहन और कार्यस्थलों पर विशेषज्ञों को पहुंचाने के लिए "पतवार श्रमिकों" को अक्सर दूसरे शहरों की यात्रा करनी पड़ती है।

इस श्रेणी के किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा आमतौर पर निम्नलिखित कार्यों से जुड़ी होती है:

• क्लाइंट एलएलसी के साथ बातचीत के स्थान पर स्टैंडर्ड एलएलसी के वाणिज्यिक निदेशक की डिलीवरी,
• आपूर्तिकर्ता के गोदाम में सामग्री की प्राप्ति, हमारी फर्म एलएलसी के क्षेत्र में कार्गो की डिलीवरी,
• कार की मरम्मत, स्पेयर पार्ट्स की खरीद,
• प्रमाणित कार सेवा केंद्र में कार का तकनीकी निदान।

निष्कर्ष

अब आप जानते हैं कि किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था करते समय किन बातों पर ध्यान देना ज़रूरी है। इस लेख में, आप व्यावसायिक यात्रा के उद्देश्य का एक उदाहरण चुन सकते हैं जो आपके व्यक्तिगत मामले के अनुरूप हो।

2015 में पेश किया गया श्रम कानूनरूसी संघ में परिवर्तन (रूसी संघ की सरकार के संकल्प दिनांक 29 दिसंबर, 2014 एन 1595 और दिनांक 29 जुलाई, 2015 एन 771) के कारण तैयार किए गए विभिन्न दस्तावेजों के निष्पादन के संदर्भ में लंबे समय से चले आ रहे और सामान्य वर्कफ़्लो में बदलाव आया। कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजते समय। इस लेख से आप सीख सकते हैं कि 2017 में त्रुटियों के बिना किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें।

व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले कर्मचारियों के लिए यात्रा प्रमाणपत्र, आधिकारिक असाइनमेंट, लॉगबुक

आपको याद दिला दें कि 01/08/2015 से सामान्य नियमयात्रा प्रमाणपत्र और आधिकारिक असाइनमेंट दोनों तैयार करने की आवश्यकता नहीं है (29 दिसंबर 2014 एन 1595 के रूसी संघ की सरकार का संकल्प)। लेकिन नियोक्ता, उद्यम में लागू संगठन के आंतरिक दस्तावेजों (स्थानीय नियमों) में, यह निर्धारित कर सकता है कि व्यापार यात्रा का पंजीकरण इन दस्तावेजों का उपयोग करके किया जाना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8, 22) . यदि ऐसा निर्णय नियोक्ता द्वारा किया जाता है, तो जब कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, तो दोनों दस्तावेज़ (यात्रा प्रमाणपत्र और आधिकारिक असाइनमेंट) नियोक्ता द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए।

इस प्रकार, 2017 में, व्यावसायिक यात्राओं को सामान्य रूपों - एक यात्रा प्रमाणपत्र और एक कार्य असाइनमेंट का उपयोग किए बिना संसाधित और भुगतान किया जाता है।

08/08/2015 से, नियोक्ता को एक और पूर्व अनिवार्य फॉर्म भरने और बनाए रखने से छूट दी गई है - व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले कर्मचारियों के लिए एक लॉगबुक (07/29/2015 एन 771 के रूसी संघ की सरकार का संकल्प)।

व्यावसायिक यात्रा पर भेजे जाने पर तैयार किए गए दस्तावेज़

नियोक्ता (और कर्मचारी) के लिए यात्रा प्रमाणपत्र और आधिकारिक असाइनमेंट तैयार करने जैसी अनिवार्य आवश्यकता से विधायक के इनकार के साथ, व्यावसायिक यात्राओं को संसाधित करने की प्रक्रिया काफी सरल हो गई है। अब नियोक्ता को 2017 में व्यावसायिक यात्रा के लिए निम्नलिखित दस्तावेज़ जारी करने होंगे:

• एक कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए नियोक्ता का एक लिखित निर्णय (आदेश, निर्देश) (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 166, व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों को भेजने की विशिष्टताओं पर विनियमों के खंड 3, डिक्री द्वारा अनुमोदित) 13 अक्टूबर 2008 एन 749 के रूसी संघ की सरकार (इसके बाद विनियम के रूप में संदर्भित))। यह आदेश (निर्देश) नियोक्ता द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित फॉर्म में (स्थानीय द्वारा अनिवार्य अनुमोदन के साथ) तैयार किया जा सकता है मानक अधिनियम), या 5 जनवरी 2004 एन 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म एन टी-9 के अनुसार जारी किया गया। ऐसा आदेश (निर्देश) कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा के उद्देश्य को दर्शाता है। यदि, प्रबंधन से किसी असाइनमेंट को पूरा करने के लिए या अन्य कारणों से, किसी कर्मचारी को अपने या आधिकारिक परिवहन में व्यावसायिक यात्रा पर जाना चाहिए, तो यह आदेश (निर्देश) (विनियमों के खंड 7) में भी इंगित किया गया है। आदेश (निर्देश) किसी कर्मचारी को दूसरे संगठन में भेजने के आधार को भी दर्शाता है, उदाहरण के लिए, कर्मचारी (उसके तत्काल पर्यवेक्षक) से एक आंतरिक ज्ञापन, नियोक्ता के प्रतिपक्ष के साथ एक समझौता, आदि;

• कर्मचारी द्वारा किए गए खर्चों पर उसकी अग्रिम रिपोर्ट (विनियमों का खंड 26)। बजटीय संगठनों में, ऐसी अग्रिम रिपोर्ट एकीकृत के अनुसार तैयार की जाती है

प्रत्येक कंपनी को कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने की आवश्यकता हो सकती है। साथ ही, एकाउंटेंट को यह जानना आवश्यक है कि कानून के पत्र के अनुसार व्यापार यात्रा को उचित तरीके से कैसे व्यवस्थित किया जाए।

2017 में व्यावसायिक यात्राओं के पंजीकरण की प्रक्रिया वही रही। इस तथ्य के कारण कि कंपनी स्थापित सीमा के भीतर व्यापार यात्रा से जुड़ी लागतों को बट्टे खाते में डाल सकती है, एक एकाउंटेंट के लिए बारीकियों को जानना महत्वपूर्ण है। आइए देखें कि 2017 में किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें और इसके लिए सभी आवश्यक दस्तावेज़ कैसे तैयार करें।

2017 में व्यावसायिक यात्रा का पंजीकरण: दस्तावेज़

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आधार टी-9 फॉर्म में प्रबंधक का एक आदेश है। इस फॉर्म का प्रारूप एकीकृत है और राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 दिनांक 01/05/04 के संकल्प द्वारा अनुमोदित है। (ओकेयूडी फॉर्म 0301022)। हालाँकि, यदि संगठन द्वारा अनुमोदित किया गया है तो कानून इस दस्तावेज़ के आपके स्वयं के फॉर्म के उपयोग पर रोक नहीं लगाता है। इस तथ्य के कारण कि वर्तमान में अकाउंटेंट पोस्ट किए गए कर्मचारी के लिए दस्तावेजों का बड़ा पैकेज तैयार नहीं करता है जो पहले आवश्यक था (यात्रा प्रमाण पत्र और आधिकारिक असाइनमेंट 29 दिसंबर 2014 के सरकारी डिक्री संख्या 1595 द्वारा रद्द कर दिए गए थे), एक आदेश तैयार करना कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह के लिए आवश्यक है।

2017 में किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें, इस प्रश्न का उत्तर देते समय, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक का आदेश एकमात्र दस्तावेज नहीं है, जिसकी तैयारी व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था करते समय एक अनिवार्य आवश्यकता है।

व्यवसाय यात्रा की व्यवस्था कैसे करें और कर अधिकारियों को किए गए खर्चों का औचित्य कैसे बताएं? व्यापार यात्रा व्यय की पुष्टि करने की आवश्यकता कर कानून द्वारा निर्धारित की जाती है, विशेष रूप से रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 252, 264, 313, 314।

यदि, किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के चरण में, नियोक्ता अपने आदेश को एक आदेश के रूप में औपचारिक रूप देने का कार्य करता है, तो कर्मचारी को, अपने नियोक्ता के पास लौटने पर, एक पूर्ण अग्रिम रिपोर्ट के माध्यम से किए गए खर्चों की रिपोर्ट करनी होगी।

इस दस्तावेज़ AO-1 का रूप भी एकीकृत है - 01.08.01 के राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 55 के संकल्प द्वारा अनुमोदित। (ओकेयूडी कोड 0302001)। एक संगठन को अपनी गतिविधियों में एक अलग प्रारूप के दस्तावेज़ का उपयोग करने का अधिकार है यदि इसमें प्रकटीकरण के लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल है।

लेखा विभाग को सौंपी गई अग्रिम रिपोर्ट के आधार पर, कंपनी के पास निरीक्षण से पहले किए गए खर्चों को उचित ठहराने का अवसर है। सरकारी डिक्री विशिष्ट समय सीमा को परिभाषित करती है जिसके भीतर कर्मचारी को संगठन को एक अग्रिम रिपोर्ट और सभी सहायक दस्तावेजों (चेक, टिकट, रसीदें) की मूल प्रति जमा करनी होगी। तो, 13 अक्टूबर 2008 के सरकारी डिक्री संख्या 749 के अनुसार। कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद 3 कार्य दिवसों के भीतर एक अग्रिम रिपोर्ट जमा करनी होगी।

रिपोर्ट को एक प्रति में संकलित किया जाना चाहिए, जो लेखांकन कर्मचारियों के लिए है। इसके अलावा, दैनिक भत्ते (जो कर्मचारी अपने विवेक से खर्च कर सकते हैं) को छोड़कर, व्यापार यात्रा के दौरान किए गए सभी खर्चों की पुष्टि करने वाले मूल दस्तावेज इसके साथ संलग्न हैं।

लेखा विभाग को सौंपी गई अग्रिम रिपोर्ट एक विशेषज्ञ द्वारा सत्यापन के अधीन है और बाद में हस्ताक्षर के लिए संगठन के प्रमुख को प्रेषित की जाती है। इसके बाद, कर्मचारी या तो खर्च न की गई धनराशि को कैश डेस्क पर लौटा देता है या धनवापसी के लिए आवेदन करता है।

2017 में व्यावसायिक यात्राएँ: हम उनकी व्यवस्था करते हैं और उनके लिए भुगतान करते हैं

2017 में व्यावसायिक यात्रा के पंजीकरण की प्रक्रिया अपरिवर्तित रही। सबसे पहले, आपको यह निर्धारित करना होगा कि कौन सी लागतें देय हैं। इसमे शामिल है:

1. किसी कर्मचारी को आधिकारिक कार्य के प्रदर्शन के स्थान पर ले जाने और वापस आने की लागत (टिकट, ईंधन लागत);
2. किराये के आवास (होटल, अपार्टमेंट) के लिए भुगतान;
3. राज्य द्वारा स्थापित सीमा के भीतर दैनिक भत्ता;
4. अन्य लागतें, यदि वे उचित हों और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित हों।

व्यावसायिक यात्रा पर भेजे जाने के आदेश के आधार पर, कर्मचारी को दैनिक भत्ता और दस्तावेज़ द्वारा स्थापित यात्रा भत्ते की राशि प्राप्त होती है।

2017 में व्यावसायिक यात्रा की उचित व्यवस्था कैसे की जाए, इस सवाल पर विचार करते समय, कर्मचारी को भुगतान किए जाने वाले दैनिक भत्ते की राशि के संबंध में कई संदेह पैदा होते हैं। नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से उन वित्तीय संसाधनों की मात्रा निर्धारित करने का अधिकार है जिनकी एक कर्मचारी को नौकरी असाइनमेंट को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यकता होगी। हालाँकि, कर कानून परिभाषित करता है अधिकतम आयामदैनिक भुगतान जिन्हें कोई संगठन कराधान के लिए ध्यान में रख सकता है:

• 2500 रूबल तक। विदेश यात्रा करते समय;
• 700 रूबल तक। देश भर में यात्रा करते समय।

इस घटना में कि कर्मचारी को दिए जाने वाले दैनिक भत्ते की राशि अधिक हो जाती है, कॉर्पोरेट आयकर की गणना करते समय कंपनी की अधिकतम और वास्तविक राशि के बीच के अंतर को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है।

इस प्रकार, 2017 में व्यापार यात्रा की व्यवस्था कैसे करें, इस सवाल पर विचार करते हुए, हम इस पर ध्यान देते हैं इस पलव्यावसायिक यात्रा का पंजीकरण करते समय अनिवार्य दस्तावेज़ हैं प्रबंधक का उसे व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश और कर्मचारी द्वारा तैयार की गई अग्रिम रिपोर्ट।

कंपनी की गतिविधियाँ अक्सर कई समकक्षों को प्रभावित करती हैं, जो कंपनी के स्थान से भिन्न क्षेत्र में स्थित हो सकते हैं। उनके साथ बातचीत करने के लिए, कोई संगठन अपने उत्पादन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेज सकता है। बिजनेस ट्रिप को सही तरीके से रजिस्टर करना जरूरी है ताकि कंपनी को भविष्य में दिक्कत न हो।

2015 तक, व्यापार यात्राओं के नियमन पर पुराना डिक्री लागू था, जिसे नए कानूनी मानदंड लागू होने पर निरस्त कर दिया गया था।

शुरू किए गए नवाचारों का उद्देश्य मुख्य रूप से व्यावसायिक यात्राओं पर भेजते समय आवश्यक दस्तावेजों की मात्रा को कम करना है।

अब व्यावसायिक इकाई स्वतंत्र रूप से निर्णय लेती है कि वह व्यावसायिक यात्रा के दौरान कौन से दस्तावेज़ तैयार करेगी। उसे दूसरों में दस्तावेज़ प्रवाह पर अपने निर्णय को मजबूत करना होगा।

आवश्यक दस्तावेज:

• कानून की आवश्यकता है कि जब किसी व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाए, तो एक व्यावसायिक यात्रा आदेश जारी किया जाना चाहिए।

वैकल्पिक दस्तावेज़ जो संगठन के विवेक पर तैयार किए जाते हैं:

• सेवा असाइनमेंट.
• व्यापार यात्रा रिपोर्ट
• साथ ही व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले और आने वाले कर्मचारियों का लॉग रखना प्रशासन के विवेक पर निर्भर है।

इस संबंध में, एक और बदलाव व्यावसायिक यात्राओं के लिए दैनिक भत्ते निर्धारित करने की प्रक्रिया थी। यदि संगठन यात्रा प्रमाणपत्र का उपयोग नहीं करता है, तो उसे कर्मचारी के प्रस्थान और आगमन का समय, साथ ही उसे सौंपे गए यात्रा दस्तावेजों, आवास के लिए भुगतान की रसीदों के आधार पर दिनों में व्यापार यात्रा की अवधि निर्धारित करनी होगी। , ईंधन की खरीद के लिए चेक आदि।

ध्यान!एक कर्मचारी प्रबंधन को संबोधित एक ज्ञापन या रिपोर्ट भी प्रस्तुत कर सकता है, जिसमें वह प्रासंगिक दस्तावेजों के अभाव में व्यापार यात्रा के समय और अवधि की घोषणा करता है, और यदि प्रबंधक इसे स्वीकार और अनुमोदित करता है, तो यह दस्तावेज़ पुष्टि के रूप में भी काम कर सकता है। इस मामले में।

जिसे बिजनेस ट्रिप पर नहीं भेजा जा सकता

एक नियम के रूप में, एक व्यावसायिक यात्रा को एक कर्मचारी के कर्तव्यों का प्रदर्शन माना जाता है। इसलिए सामान्य परिस्थितियों में वह इससे इनकार नहीं कर सकते. हालाँकि, कानून ऐसे मामलों को निर्धारित करता है जब कुछ श्रेणियों के लोगों को व्यावसायिक यात्रा जारी नहीं की जा सकती है।

निम्नलिखित कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर नहीं भेजा जा सकता:

• श्रमिक जो जल्द ही मां बनने वाली हैं;
• कर्मचारी जिनके साथ एक छात्र समझौता तैयार किया गया है;
• उद्यम में काम करने वाले जो अभी तक वयस्कता की आयु तक नहीं पहुंचे हैं। हालाँकि, यदि ये कर्मचारी रचनात्मक व्यवसायों (अभिनेता, पत्रकार, गायक, लेखक, आदि) के साथ-साथ एथलीटों में कार्यरत हैं, तो यह प्रतिबंध उन पर लागू नहीं होता है।

इन कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेजे जाने पर प्रतिबंध है, भले ही उनसे लिखित सहमति प्राप्त कर ली गई हो।

ध्यान!इसके अलावा, कंपनी के कर्मचारियों की श्रेणियां हैं जिन्हें व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जा सकता है, लेकिन इसके लिए उनकी सहमति लिखित रूप में होनी चाहिए।

इसमे शामिल है:

• जिन कर्मचारियों के तीन वर्ष से कम उम्र के बच्चे हैं। इसमें वे श्रमिक भी शामिल हैं जिनके बच्चों की इस उम्र में मां नहीं है।
• पांच वर्ष से कम उम्र के बच्चों वाले कर्मचारी यदि वे एकल माता-पिता हैं।
• जिन कर्मचारियों के विकलांग बच्चे नहीं हैं।
• कार्यकर्ता जो बीमार करीबी रिश्तेदारों की देखरेख और चिकित्सा देखभाल प्रदान करते हैं।
• जिन कर्मचारियों के पास स्थापित विकलांगता समूह है यदि व्यावसायिक यात्रा उनके पुनर्प्राप्ति कार्यक्रम का उल्लंघन करती है।

जब मानव संसाधन विशेषज्ञ इन श्रेणियों के कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था करते हैं, तो यात्रा के लिए उनसे प्राप्त लिखित सहमति में आवश्यक रूप से यह जानकारी होनी चाहिए कि उन्हें इसे अस्वीकार करने के उनके अधिकार के बारे में सूचित किया गया है।

जब किसी आंतरिक अंशकालिक कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था की जाती है तो विशेषज्ञों के बीच अक्सर यह सवाल उठता है। उन्हें व्यापारिक यात्रा पर भेजा जा सकता है। हालाँकि, कार्य के दूसरे स्थान पर यात्रा का समय रिकॉर्ड करते समय एक समस्या उत्पन्न होती है।

ध्यान!कानून इस दौरान सवेतन वार्षिक अवकाश लेने पर रोक लगाता है। इस अवधि के दौरान, यह अनुशंसा की जाती है कि दूसरे स्थान पर कंपनी के खर्च पर अतिरिक्त छुट्टी का भुगतान किया जाए।

व्यापारिक यात्राओं की अवधि

व्यावसायिक यात्रा की अवधि कंपनी के प्रमुख द्वारा उत्पन्न होने वाली उत्पादन आवश्यकता के आधार पर स्वतंत्र रूप से निर्धारित की जाती है। इसे जारी किए गए यात्रा आदेश में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए, और यदि कोई कार्य असाइनमेंट तैयार किया जा रहा है, तो इस दस्तावेज़ में भी।

वहीं, उत्पन्न परिस्थितियों के कारण यात्रा की अवधि या तो कम की जा सकती है या एक निश्चित समय के लिए बढ़ाई जा सकती है। इसके लिए कंपनी के प्रबंधन से लिखित आदेश जारी करना भी आवश्यक है।

पहले, वर्तमान कानूनी मानदंड यात्रा पर बिताए गए समय की गणना न करते हुए, व्यावसायिक यात्रा की अधिकतम अवधि 40 दिन निर्धारित करते थे। यह भी शर्त थी कि व्यापारिक यात्रा एक दिन से अधिक की होनी चाहिए।

लेकिन नए सरकारी आदेश जो लागू हुए, जिनके अनुसार व्यापार यात्राएं वर्तमान में विनियमित हैं, ने इन नियमों की वैधता को रद्द कर दिया और नई समय सीमा पेश नहीं की। इसलिए, आज विधायी स्तर पर कहीं भी व्यावसायिक यात्रा की न्यूनतम और अधिकतम अवधि तय नहीं की जाती है।

ध्यान!हालाँकि, यात्रा की अवधि निर्धारित करते समय, अवधारणा से ही आगे बढ़ना आवश्यक है - एक व्यावसायिक यात्रा का मतलब किसी कर्मचारी द्वारा अपने कर्तव्यों का प्रदर्शन नहीं है, जिसका काम यात्रा करना, साथ ही स्थानांतरण करना स्थापित किया गया है। एक कर्मचारी दूसरे स्थान पर।

2017 में किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था कैसे करें

चरण 1. व्यावसायिक यात्रा पर जाने का आदेश जारी करें

ऑर्डर बनाते समय, आप मानक फॉर्म टी-9, टी-9ए का उपयोग कर सकते हैं, या कंपनी के लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं जिसमें ऑर्डर का पाठ मुफ़्त रूप में प्रस्तुत किया गया है।

2015 तक, आदेश जारी करने का आधार प्रारंभिक रूप से तैयार किया गया आधिकारिक असाइनमेंट था, जिसका विवरण दस्तावेज़ की उपयुक्त पंक्ति में दर्ज किया जाना था। अब, आधार के रूप में, आप प्रबंधक के आदेश, मेमो आदि का उपयोग कर सकते हैं, या इस फ़ील्ड को खाली भी छोड़ सकते हैं।

जिस कर्मचारी के लिए आदेश जारी किया गया है उसे इसे अवश्य पढ़ना चाहिए और इस पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

यदि कोई कर्मचारी यात्रा के लिए अपने स्वयं के या कंपनी के वाहनों का उपयोग करता है, तो इसे मौजूदा आदेश में संबंधित लाइन को शामिल करके, या मुफ्त फॉर्म में एक नया जारी करके भी नोट किया जाना चाहिए।

चरण 2. धन जारी करें

यदि कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जा रहा है, तो उसे यात्रा, गंतव्य पर आवास और अन्य अनियोजित खर्चों के भुगतान के लिए कैशियर से नकद अग्रिम प्राप्त करने की आवश्यकता है, साथ ही यात्रा के प्रत्येक दिन के लिए दैनिक भत्ता भी प्राप्त करना होगा।

कैश रजिस्टर से धन जारी करने की प्रक्रिया के लिए, एक व्यय नोट का उपयोग किया जाता है। नकद आदेश. इन सभी खर्चों के वित्तपोषण की राशि कंपनी के स्थानीय अधिनियम में तय की जानी चाहिए।

धन जारी करने का आधार व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश है। इसके अलावा, कर्मचारी स्वयं अपेक्षित लागतों की गणना करते हुए एक ज्ञापन तैयार कर सकता है, इसे कंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए;

धन जारी करते समय, आपको निम्नलिखित पर विचार करना चाहिए:

• यदि यात्रा देश के भीतर होती है, तो देय सभी धनराशि या तो कैश रजिस्टर से नकद में या कार्ड या बैंक खाते में स्थानांतरित करके जारी की जा सकती है।
• यदि आप विदेश में व्यापार यात्रा बुक कर रहे हैं, तो रूस में बिताए दिनों के लिए दैनिक भत्ता रूबल में जारी किया जाना चाहिए, और दूसरे देश में बिताए दिनों के लिए - उस देश की मुद्रा में या सेंट्रल बैंक विनिमय दर पर रूबल में जारी किया जाना चाहिए।

चरण 3. यात्रा प्रमाणपत्र पूरा करें और जारी करें (यदि आवश्यक हो)

यदि यह कंपनी के स्थानीय नियमों में निहित है, तो व्यापार यात्रा के पंजीकरण में यात्रा प्रमाणपत्र तैयार करना शामिल है। उपयोग किए गए फॉर्म के आधार पर, यह एक व्यावसायिक यात्रा असाइनमेंट, काम पर एक कर्मचारी की रिपोर्ट और दैनिक भत्ते की गणना का संकेत दे सकता है।

फॉर्म में आपके यात्रा गंतव्य पर आगमन और प्रस्थान पर मुहर लगाने के लिए भी जगह होती है। हालाँकि, उन्हें लगाना अब कोई बाध्यता नहीं है, और यदि वे नहीं लगाए जाते हैं, तो यह उल्लंघन नहीं होगा।

यात्राओं पर जाने वाले कर्मचारियों का लॉग रखने की आवश्यकता अब समाप्त हो गई है। हालाँकि, संगठन स्वैच्छिक आधार पर ऐसा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उन्हें स्थानीय कृत्यों में पत्रिका के स्वरूप, उसके रखरखाव के क्रम को स्थापित करने की आवश्यकता है।

आमतौर पर, लॉग में निम्नलिखित कॉलम होते हैं:

• पूरा नाम। कर्मचारी;
• गंतव्य संगठन का नाम;
• इलाकानियुक्तियाँ;
• प्रस्थान और आगमन की तारीखें;
• रिपोर्ट प्रस्तुत करने पर निशान लगाएं।

ध्यान!यात्रा प्रमाणपत्र वर्तमान में एक अनिवार्य दस्तावेज़ नहीं है, इसलिए कोई संगठन इसे अपने विवेक से जारी कर सकता है।

चरण 4. टाइम शीट पर एक नोट बनाएं

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजे जाने के बाद उसकी अनुपस्थिति का समय नोट करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, कोड "06" या का उपयोग करें पत्र पदनाम"को"।

चरण 5. एक अग्रिम रिपोर्ट पूर्ण करें और सबमिट करें

यात्रा से लौटने की तारीख से तीन दिनों के भीतर, कर्मचारी को लेखा विभाग को एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने और जमा करने की आवश्यकता होती है। इसका प्रयोग करके किया जाता है आदर्श फॉर्मएओ-1.

यदि यह स्थानीय नियमों में निहित है, तो कर्मचारी को अग्रिम रिपोर्ट के साथ-साथ यात्रा के दौरान किए गए कार्य की रिपोर्ट भी देनी होगी। यह किसी भी रूप में किया जा सकता है, कंपनी द्वारा विकसित फॉर्म पर, या यदि यह व्यवसाय यात्रा पंजीकरण में शामिल किया गया था तो आप फॉर्म के कॉलम 12 का उपयोग कर सकते हैं।

किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न होने चाहिए। इसमे शामिल है:

• आवास के लिए परिसर के किराये की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ - एक रसीद या होटल चालान, जो सभी आवश्यक विवरण, ठहरने के दिनों की संख्या, एक दिन की लागत, या आवासीय परिसर (निजी घर या अपार्टमेंट) के किराये पर एक समझौते को इंगित करता है। ;
• यात्रा व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ (टिकट, बोर्डिंग पास, कागजी कार्रवाई सेवाओं की रसीदें, ट्रेनों में बिस्तर प्राप्त करना आदि);
• टैक्सी के भुगतान के लिए दस्तावेज़ - चेक, रसीदें, फॉर्म;
• यदि कर्मचारी अपने वाहन से या कंपनी की कार से यात्रा करता है तो खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए एक ज्ञापन। इसके साथ वेसबिल, गैस स्टेशनों से चेक और रसीदें आदि शामिल हैं;
• यदि यात्रा, या आवास, या दोनों के लिए कोई दस्तावेज़ नहीं हैं तो एक सेवा नोट।
• अन्य सहमत खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, संचार सेवाओं के लिए रसीद)।

ध्यान!हाथ में अग्रिम रिपोर्ट प्राप्त होने पर, एकाउंटेंट अलग-अलग हिस्से में इसके बारे में एक नोट बनाता है और कर्मचारी को वापस कर देता है।

चरण 6. अप्रयुक्त धनराशि को कैश रजिस्टर में लौटाएं (यदि कोई शेष है)

यदि यात्रा के दौरान कर्मचारी ने पूरी राशि खर्च नहीं की, तो उसे रिपोर्ट जमा करने के 3 दिनों के भीतर कैशियर को शेष राशि का भुगतान करना होगा। ऑपरेशन को नकद प्राप्ति आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है।

कानून नियोक्ता को वेतन से वापस न की गई राशि को रोकने का अधिकार देता है, लेकिन यह स्वैच्छिक वापसी की अवधि समाप्त होने के एक महीने के भीतर ही किया जा सकता है। एक महीने के बाद, आप केवल नुकसान के लिए दावा दायर करके अदालत के माध्यम से पैसा रोक सकते हैं।

ध्यान!यदि कर्मचारी स्वेच्छा से अपने वेतन से कर्ज काटने के लिए सहमत है, तो उसे इस बारे में एक बयान लिखना होगा। इसके आधार पर कटौती आदेश जारी किया जाना चाहिए, जिसकी राशि अर्जित वेतन के 20% से अधिक नहीं हो सकती।

चरण 7. अधिक खर्च के लिए मुआवजा (यदि आवश्यक हो)

यदि किसी कर्मचारी ने यात्रा पर उसे जारी किए गए पैसे से अधिक पैसा खर्च किया है, तो सबसे पहले, आपको उसकी अग्रिम रिपोर्ट की जांच करने की आवश्यकता है, और यदि अतिरिक्त खर्च करने के लिए मजबूर किया गया था, तो व्यय नकद आदेश जारी करके नकदी रजिस्टर से अधिक खर्च का भुगतान करें।

यह निर्धारित करने के लिए कि क्या अधिक खर्च उचित है, निम्नलिखित निर्धारित किया जाना चाहिए:

• क्या खर्च अत्यावश्यक जरूरतों के लिए किया गया था;
• क्या इन खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ हैं, और क्या उन्हें सही ढंग से निष्पादित किया गया है;
• क्या अग्रिम रिपोर्ट सही ढंग से पूरी की गई है?

महत्वपूर्ण!संगठन रिपोर्ट की तारीख से 3 दिनों के भीतर अतिरिक्त धनराशि जारी करने के लिए बाध्य है (यह व्यावसायिक यात्राओं पर नियमों में दर्शाया गया है)।

अन्यथा, कर्मचारी को न केवल कर्ज वसूलने के लिए, बल्कि ब्याज प्राप्त करने के लिए भी अदालत जाने का अधिकार है। यदि कंपनी के पास एक बार में पूरी राशि का भुगतान करने का अवसर नहीं है, तो पार्टियों के बीच ऋण चुकाने के समय का संकेत देते हुए एक समझौता करना बेहतर है।

क्या व्यावसायिक यात्रा को आगे बढ़ाना या पुनर्निर्धारित करना संभव है?

कानून मौजूदा व्यावसायिक यात्रा की अवधि बढ़ाने या भविष्य की यात्रा को स्थगित करने पर प्रतिबंध नहीं लगाता है, जिसके लिए सभी आवश्यक दस्तावेज पहले ही पूरे हो चुके हैं। लेकिन साथ ही, यह वास्तव में कैसे किया जाना चाहिए, इस पर कहीं भी कोई स्पष्ट निर्देश नहीं हैं।

यदि इसे लागू करना आवश्यक है, तो ऐसा करने का सबसे सही तरीका ऐसा आदेश जारी करना है। में जारी किया जाता है मुफ्त फॉर्म(ऐसे मामले के लिए कोई मानक प्रपत्र विकसित नहीं किया गया है), और इसमें विस्तार का कारण और नई पूर्णता तिथि शामिल होनी चाहिए।

इसके अलावा, सभी व्यावसायिक यात्रा दस्तावेजों में सुधार किए जाते हैं - गलत तारीख को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और शीर्ष पर एक नया लिखा जाता है।

और अंत में, नियोक्ता विस्तार के दिनों के लिए दैनिक भत्ते के साथ-साथ रहने के खर्च की गणना करने और इस राशि को कर्मचारी को हस्तांतरित करने के लिए बाध्य है। कानून किसी कर्मचारी को इन उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत उपलब्ध धन का उपयोग करने के लिए बाध्य करने पर रोक लगाता है, भले ही बाद में उनकी प्रतिपूर्ति की गई हो।

व्यावसायिक यात्रा का पुनर्निर्धारण भी किसी भी रूप में एक अतिरिक्त आदेश द्वारा जारी किया जाना चाहिए। इसमें स्थगन का कारण, साथ ही यात्रा की नई शुरुआत और समाप्ति तिथियां शामिल हैं। उन्हें सभी पूर्ण में शामिल किया जाना चाहिए यात्रा दस्तावेज, पुराने मान को काटकर नया मान दर्शाना।

ध्यान!यदि केवल प्रस्थान और आगमन की तारीखें बदलती हैं, और यात्रा की अवधि नहीं बदलती है, तो दैनिक भत्ते और अन्य भुगतानों की पुनर्गणना करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

क्या छुट्टियों को व्यावसायिक यात्रा के साथ जोड़ना संभव है?

कानून के अनुसार, यह वह अवधि है जिसके लिए कर्मचारी को किसी भी कार्य कर्तव्यों को करने से पूरी तरह छूट दी जाती है। इसलिए, यदि छुट्टी के दौरान व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था करने की आवश्यकता है, तो आपको पहले छुट्टी से वापस लौटना होगा।

यह याद रखना चाहिए कि श्रम संहिता ऐसे मामलों को स्थापित करती है जिनमें उत्पादन करना असंभव है। कर्मचारी से लिखित सहमति प्राप्त करना भी आवश्यक है।

यह चरण दर चरण निम्नानुसार किया जाता है:

• बनाएं ;
• आदेश पर "मुझे कोई आपत्ति नहीं है" वाक्यांश डालकर;
• व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश बनाएं;
• नकद जारी करें (आगामी खर्चों को कवर करने के लिए दैनिक भत्ता)।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि समीक्षा जैसी प्रक्रिया में अनिवार्य परिवर्तन की आवश्यकता होती है। इसलिए, कर्मचारी के साथ तुरंत चर्चा करना आवश्यक है कि वह आराम के शेष दिन कब लेगा। यदि वह अपना कर्तव्य पूरा करने के बाद आराम करना जारी रखना चाहता है, तो उसे फिर से छुट्टी के लिए आवेदन करना होगा।

ध्यान!छुट्टी से वापस बुलाने के लिए भुगतान किए गए अवकाश वेतन की पुनर्गणना की भी आवश्यकता होती है। यदि कर्मचारी तुरंत आराम जारी रखना चाहता है तो ऐसा नहीं किया जा सकता है, और यह अवधि पहले भाग के समान महीने में है। अन्यथा, अधिक भुगतान की गई धनराशि कैशियर को वापस करनी होगी, या अग्रिम भुगतान या यात्रा भत्ते के विरुद्ध भरपाई करनी होगी।