Письмове надання пояснень стає обов'язковим лише деяких випадках. Найпоширеніше- при оцінці поважності причин дисциплінарної провини працівника(Порушення працівником трудових, посадових обов'язків). Це вимагає процедура накладання дисциплінарного стягнення за ст. 193 Трудового кодексу (далі - ТК РФ), яке може вилитися не тільки у зауваження чи догану, а й у звільнення. Все залежить від обставин, у яких потрібно розібратися. Пояснювальна записка у разі документує, доносить до керівництва позицію працівника, його бачення ситуації, його аргументи.

Фрагмент документа

Згорнути Показати

Трудовий кодекс РФ. Стаття 193 "Порядок застосування дисциплінарних стягнень"

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, складається відповідний акт.

Ненадання працівником пояснення є перешкодою застосування дисциплінарного стягнення.

Дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина, крім часу хвороби працівника, перебування їх у відпустці, і навіть часу, який буде необхідний врахування думки представницького органу работников.

Дисциплінарне стягнення не може бути застосовано не пізніше шести місяців з дня вчинення провини, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки - не пізніше двох років з дня його вчинення. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.

За кожну дисциплінарну провину може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.

Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, крім часу відсутності працівника на работе. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.

Дисциплінарне стягнення може бути оскаржено працівником до державної інспекції праці та (або) органів з розгляду індивідуальних трудових спорів.

Але пояснювальні можуть складатися і з інших причин, хоча при цьому зберігається аспект "необхідності виправдатися" (адже в інших випадках використовуються службові та доповідні записки). Наприклад, у ході розслідування обставин заподіяння шкоди майну роботодавця та визначення його розміру за ст. 247 ТК РФ.

також зразок вимоги про надання письмових пояснень у статті «Підробні документи для прийому на роботу»

Потреба письмових пояснень

Отже, «до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмове пояснення». Як бачите, закон не вказує точно, чи має вимога пояснень відбуватися в усному чи письмовому вигляді. В особливо складних випадках, коли і працівник, і роботодавець налаштовані дуже серйозно і мають намір йти, як то кажуть, до переможного кінця, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення письмово, щоб потім мати можливість підтвердити дотримання процедури, запропонованої для накладання дисциплінарних стягнень статтею 193 ТК РФ (Приклад 1). Затвердженої форми цього кадрового документа ніколи не існувало, тому в кожній організації його оформлюють на свій лад. Навіть вид документа для цього використовують різний (повідомлення, вимога, лист та ін.), хоча коректніше називати його саме « вимога», тому що у ч. 1 ст. 193 ТК РФ йдеться про те, що . Повідомлення за змістом має інший відтінок - відбувається інформування і немає вимоги щось зробити. Лист - вихідний документ, який направляється до сторонньої організації або фізичної особи, а працівник не такий уже «чужий» чоловік.

Слід пам'ятати, що «дисциплінарне стягнення застосовується пізніше місяця з дня виявлення провина» (год. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт його виявлення підтверджується актом, а чи не вимогою. Тому від дати виявлення (яка в ідеалі має збігтися з датою складання акта) і слід відраховувати цей місяць, а не від дати запиту письмових пояснень.

Від дати вимоги відраховується інший строк - 2 дні для надання письмового пояснення(Див. Приклад 3). Тому важливо як оформити вимога, а й довести, що його було вручено працівникові чи він відмовився від його отримання. Для цього внизу аркуша можна відразу зробити відповідні заготівлі (позначені цифрами 1 і 2 у Прикладі 1): якщо не оформляється перша (підпис про отримання вимоги), то оформляється друга (свідки підтверджують факт відмови працівника отримати цей документ, дана позначка позбавляє необхідності складати окремий акт із цього приводу).

Приклад 1

Письмова вимога пояснень у працівника

Згорнути Показати

Приклад 2

Текст вимоги пояснень у працівника про причини відсутності на роботі та підпис

Згорнути Показати

Приклад 3

Розрахунок терміну для надання письмового пояснення причин дисциплінарної провини

Згорнути Показати

Припустимо, робітник за недбалістю пошкодив майно роботодавця у понеділок 01.09.2014, тому були свідки і того ж дня було оформлено акт. 02.09.2014 робітнику висунули вимогу про надання письмових пояснень. Термін починаємо відраховувати з наступного дня:

• 03.09.2014 - 1-й день,
• 04.09.2014 - 2-й день (коли подання пояснювальної ще вважатиметься своєчасним),
• 05.09.2014 вже можна актувати факт ненадання пояснень.

Якби вимогу про надання письмових пояснень пред'явили працівникові у п'ятницю 05.09.2014, а субота та неділя у нього - вихідні дні (тобто у розрахунку 2-денного періоду не беруть участь), то термін своєчасного подання пояснювальної записки закінчиться лише у вівторок 09. .2014.

Щоб сумлінний працівник не заплутався у розрахунку даного терміну, краще одразу вказувати у вимогі конкретну дату, до якої пояснювальна записка має бути надана. Сюди можна додати і конкретний підрозділ/посадова особа, якій вона має бути віддана (див. другий абзац тексту вимоги з Прикладу 1). Адресат пояснювальної записки (на чиє ім'я вона складається, наприклад, генеральний директор) та особа, якій її слід передати (наприклад, секретар чи начальник кадрової служби), швидше за все, будуть різними людьми.

Якщо у працівника справді були поважні причини поведінки, яка не сподобалася роботодавцю, і загалом вони люди адекватні, то боятися пояснювальної записки не варто – вона стане на захист «обвинуваченого». Тоді й чекати на письмову вимогу від роботодавця не потрібно. На його усне побажання краще відразу скласти пояснювальну записку, доклавши до неї максимум доказів своєї правоти. Підійдуть не тільки офіційні документи, згодиться навіть роздруківка з сайту новин про перебої в роботі гілки метро, ​​по якій дістається запізнілий. Якщо є конфлікт між співробітниками, то грамотно складена пояснювальна може навіть «перетягнути» керівництво на бік її автора.

На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка?

Щоб точно відповісти на це питання, потрібно заглянути до Правил внутрішнього трудового розпорядку, які повинні діяти в кожній організації. Швидше за все, там написано, що працівник підпорядковується своєму безпосередньому начальнику та генеральному директору. Тоді й пояснювальну у разі чого працівник писатиме на ім'я або свого начальника, або генерального директора.

Локальними нормативними актами може бути встановлена ​​інша ієрархія: наприклад, члени робочої групи підпорядковуються керівнику цієї групи, як і раніше, що у ній різні підрозділи. Керівник групи може попросити письмові пояснення лише у разі, якщо провина пов'язані з роботою групи.

Таким чином, служба безпеки, менеджер з корпоративної культури, начальник управління з персоналу немає права вимагати пояснень від працівників інших відділів, що не підпорядковуються їм, якщо це прямо не прописано в локальних нормативних актах організації. Щоправда, відповідні повноваження цим та іншим посадовим особам ще можуть делегувати генеральний директор наказом (наприклад, голові комісії з розслідування конкретного інциденту). Див. підписи в Прикладах 1 і 2, зазначені знаком оклику.

Від руки чи на комп'ютері?

Закон не зобов'язує писати пояснювальні записки від руки, їх можна набирати на комп'ютері. Але досвідчені кадровики вимагають від працівників пояснень, написаних лише власноруч. У разі трудового спору це допоможе роботодавцю захиститися від неправомірних дій із боку працівника, який може заявити, що його «примусили» підписати вже складений кимось текст.

Мінімально необхідний склад рукописних елементів, написаний рукою працівника на пояснювальній записці, такий:

• посада,
• особистий розчерк та
• І.О. Прізвище.

Обмежитися лише рукописним особистим розчерком не можна, т.к. деякі підписи графологічна експертиза не в змозі однозначно ідентифікувати як такі, що належать певній особі. А за цілими словами (на посаді та прізвища) це вже однозначно можна буде зробити.

Реквізити пояснювальної записки

Форма пояснювальної записки щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівника досконального знання стандартів оформлення документів, вистачить дотримання необхідного мінімуму.

Зверху у правій частині листа в стовпчик пишеться інформація про те, кому і ким адресовано пояснювальну записку. Працівник має вказати свій структурний підрозділ, посаду, а також повні прізвище, ім'я та по батькові. Найменування виду документа- пояснювальна записка - пишеться по центру, через кілька рядків (зазвичай з великої літери або лише великими літерами, як показано в Прикладі 4). У Прикладі 5 продемонстровано застарілий варіант, де найменування виду документа пишеться повністю дрібними літерами і після цього ставиться крапка, тобто. вся «шапка» як би могла бути прочитана єдиною пропозицією; такі варіанти оформлення раніше траплялися і в заяв.

Приклад 4

«Шапка» пояснювальної записки

Згорнути Показати

Приклад 5

Застарілий варіант «шапки» пояснювальної записки

Згорнути Показати

Зверніть увагу: у Прикладі 5 застарілої є рядок із написанням виду документа (з маленької літери та крапкою), а все, що вище – цілком коректно. Посада автора пояснювальної записки може відступати від адресата (генерального директора, як у Прикладі 4), а може йти відразу на наступному рядку (як у Прикладі 5). Прийменник «від» може бути або бути відсутнім перед посадою автора.

За найменуванням виду документа йде текст, що складається у вільній формі. Єдині вимоги щодо нього:

• коректність формулювань та використання по можливості офіційно-ділового стилю викладу,
• тільки точні дати, якщо потрібно - час,
• факти та причини ситуації, що склалася.

Обставини бувають різними, і вимагати від працівника стислості у пояснювальній некоректно. Записка може займати кілька аркушів паперу, містити пряму мову і читатися як хороший детектив, а може і з одного рядка. Роботодавець немає права обмежувати співробітника у такому «творчості».

Ніхто не чекає від працівника до пояснювальних висновків та пропозицій, хоча й заборонити йому включити їх не вийде.

Зміст пояснювальної записки визначає лише працівник, якому потрібно її написати. Начальник немає права диктувати текст, говорити фрази типу «це - причина», вимагати переписати й іншими засобами проводити зміст документа. У деяких організаціях йдуть ще й складають типові тексти пояснювальних записок. Працівник має право вирішувати, чи використовувати їх чи писати пояснювальну самостійно. В його інтересах описати те, що сталося так, як він вважає правильним. Роботодавець, своєю чергою, зобов'язаний ознайомитися з будь-якими поясненнями працівника, подобаються вони йому чи ні.

Складання тексту пояснювальної записки часто викликає труднощі. Повторимо головне правило: події слід викласти так, як вони відбувалися.

Якщо вина працівника очевидна (запізнився, нагрубіянив клієнту, забув щось зробити), то заперечувати це і вигадувати якісь виправдання безглуздо. Доведеться писати так, як є:

Приклад 6

Текст пояснювальної записки

Згорнути Показати

Приклад 7

Текст пояснювальної записки

Згорнути Показати

Приводів для запізнень чи відсутності робочому місці може бути багато, і далеко ще не всі вони поважні. Якщо працівник не хоче озвучувати справжню причину свого запізнення, то це його право. Тут виручать універсальні формулювання "за сімейними" або "за особистими обставинами" (див. Приклад 8). Ще один вихід – визнати свою провину без опису причин (Приклад 9). Однак жодного розуміння та співчуття керівництва такі кліше, звичайно, не викличуть.

Приклад 8

Текст пояснювальної записки

Згорнути Показати

Приклад 9

Текст пояснювальної записки

Згорнути Показати

Працівник може припускати, що його «простять», тому що причина провини поважна, а сам він давно працює, раніше ніколи такого не траплялося, або з якихось інших причин. Тоді йому краще написати про це у своїх поясненнях:

Приклад 10

Фрагмент тексту пояснювальної записки

Досить часто у житті людей виникають ситуації, коли людині необхідно написати пояснювальну записку. Звичайно ж, ця записка буде адресована вище начальству. Виходячи з цього, писати цю записку слід дуже грамотно. Не треба ставитись до складання цього документа поблажливо. Оскільки правильний підхід до цієї справи допоможе вам уникнути будь-яких неприємностей та непорозумінь, що несуть дисциплінарний характер. Саме у грамотному написанні пояснювальної записки вам допоможе наша стаття. Ми розглянемо, як слід її писати, які існують види та необхідні вимоги до цього документа. Крім цього, ця стаття буде корисною багатьом керівникам і тим людям, яких цікавить це питання.

Пояснювальна записка про помилку: Зразок.

Що таке пояснювальна записка

Сьогодні існує пояснювальна записка про невиконання посадових обов'язків та інші варіанти записок. Звичайно, всі зразки ви зможете знайти в даній публікації. Але перш ніж познайомити вас із зразками цього документа варто розповісти про те, що вона є.

Отже, ділова записка - це особливий діловий документ, написання якого проводиться для пояснень, пов'язаних з деякими положеннями таких головних паперів, як проект, план, звіт, або надає коментарі про виникнення причин тієї чи іншої події, факту або вчинку. Величезна кількість варіантів і різновидів цього документа можна поділити на дві основні групи.

Види пояснювальних записок ситуації або поведінки, що виникла:

• Що дають певні пояснення з основних положень документа чи супроводжують його.
• Пояснювальна записка, що складається через певний вчинок чи обставини, що виникла ситуації чи поведінки деяких працівників компанії. Цей різновид документа є дуже поширеним і складається працівниками компанії на вимогу керівництва. Найчастіше вони стосуються тих відносин, які у момент ведення виробничої чи трудовий діяльності.

В основному, складання пояснювальної записки керівнику провадиться в момент виникнення на підприємстві будь-якої позаштатної ситуації або порушення виробничої чи трудової дисципліни. У всіх цих перерахованих ситуаціях роботодавець повинен обов'язково запросити пояснювальну записку від працівника (за чинним Трудовим кодексом РФ. ст.193, оскільки вона розглядатиметься законодавцем як основну форму його самозахисту). Виходячи з цього, цей документ є невід'ємною основною частиною процедури притягнення співробітника до дисциплінарної відповідальності.

Пояснювальна записка про запізнення працювати з-за транспорту: Зразок.

Складання пояснювальної записки

Для першого типу документації складання записки в друкованій формі є обов'язковою умовою. Для другого виду допускається рукописне складання записки на звичайному аркуші паперу (формат А4). Як слід писати пояснювальну записку і що необхідно в ній вказувати, повинен знати кожен, тому що ця ситуація відбувається на практиці досить часто. Яким би чудовим працівником ви не були, можуть виникнути різні ситуації, і від них, на жаль, на жаль, не застрахований ніхто. До основної структури пояснювальної записки повинні входити такі основні елементи:

• Назва документа, зазначення його виду.
• Повні реквізити адресата.
• Головний заголовок тексту (має починатися з прийменника Про або Про).
• Дата доставки документа.
• Особистий підпис.

У змістовній частині пояснювальної записки обов'язково повинні бути відображені об'єктивні відомості про конкретні факти або події, і зрозумілі пояснення з цього приводу. Головний текст повинен відображати власну позицію працівника у ситуації, що його виникла, його особисте ставлення до досконалої дії і наслідків, що відбулися з цієї причини. У тому випадку, якщо співробітник повністю зможе визнати особисту провину в скоєному вчинку, він має право відобразити це в основній змістовній частині записки, написавши про своє каяття у події, а також пообіцяти не робити більше цього в майбутньому.

У тому випадку, якщо співробітник не вважає себе винним, він має право висловити з цієї обставини особисту точку зору і навести свої докази і докази.

Виходячи з цього, можна стверджувати, що пояснювальна записка є головним прикладом того, яким чином може убезпечити себе працівник при виникненні спірної ситуації. Пояснення співробітника щодо суттєвої частини цього питання допоможуть роботодавцю оцінити ситуацію об'єктивно, та допоможе виявити всі нюанси та обставини вчиненого вчинку. А при необхідності вжити справедливих заходів дисциплінарного стягнення.

Пояснювальна записка до школи про відсутність дитини: Зразок.

Повідомлення співробітника про надання пояснювальних показань

Як ми написали вище в нашій статті, роботодавець повинен запросити у особового працівника пояснення у письмовій формі до виконання дисциплінарного стягнення (ст.193. ТК РФ). Крім цього, встановлений термін, в який має бути надано це пояснення - протягом двох робочих днів. На підставі чинного законодавства відведено певний проміжок часу, протягом якого роботодавець зобов'язаний зафіксувати документально дату свого прохання до працівника надати пояснювальну записку. Немає про це, якоїсь обов'язкової умови, але, все-таки, ґрунтуючись на практичній точці зору, цей документ виявиться далеко не зайвим.

• Насамперед дана дата є відправною.
• По-друге, вона є документальним підтвердженням того, що основні права співробітника не порушені.

Нижче в цій статті ми наведемо вашій увазі приклад для того, щоб вам стало зрозуміло, що має бути зазначено в цьому документі і як слід його складати. Пояснювальна записка запитується на бланку листа з проставленим підписом представника від керівника, до компетенції якого входить винесення дисциплінарного стягнення. Здебільшого, цією особою є або директор організації, або її виконавець.

Приклад повідомлення:

Заступнику головного лікаря Кокоріну Р.Р. Про пред'явлення письмового пояснення

У зв'язку з тим, що ви неналежним чином були виконані трудові обов'язки, виражені у відсутності на своєму робочому місці з 22.12.15 по 25.12.15, вимагаю від Вас пред'явлення письмового пояснення за цим фактом у відділі кадрів до 19.00 годин.

28.12.2015р. Головний лікар (підпис) Карасьов В.А. Повідомлення отримав 26.12.15г.

Заступник головного лікаря (підпис) Кокорін Р.Р.

Повідомлення про записування: Зразок.

Найімовірніше може статися й те, що працівник відмовиться отримати і підписати цей документ, а пояснювальний папір у разі, складається із запізненням, у той час, коли вже не можна винести міру дисциплінарного стягнення і вже вийшли всі можливі терміни. У цьому випадку існує єдиний вихід-вручити це повідомлення комісією (у присутності директора, юрисконсульта від компанії, представника від профспілки та інших зацікавлених у цьому осіб). У разі, якщо настає відмова, необхідно створити відповідний акт із підписами всіх присутніх. Таким чином, ви зможете підтвердити дотримання відповідних положень.

Зразок пояснювальної записки працювати: Приклад № 1.

Дуже часто виникають такі ситуації, які пов'язані із запізненням на роботу чи прогулами. Тому керівництво може зажадати пояснити цей вчинок. Звичайно ж, у цьому випадку складається пояснювальна записка. Зверніть увагу на її приклад складання.

Командиру військової частини 68587 Полковнику Вавілову С.В. Від службовця МО Росії, діловода Сєрова А.В.

Я, Сєров Олексій Володимирович, 16 червня 2015 спізнився на робоче місце на 3 години. За цією обставиною можуть надати такі пояснення. Сьогодні в ранковий час, у момент мого прямування на роботу на особистому автотранспорті, я став свідком Дорожньо-транспортної події. У зв'язку з чим мав надати письмові свідчення працівникам ДІБДР. Ця справа зайняла у мене багато особистого часу. До пояснювальної записки як головний доказ події, додаю копію протоколу і записку від інспектора ДІБДР Петрова О.В. 16 червня 2015 року (підпис) Сєров.А.В.

Пояснювальна записка про невиконання посадових обов'язків: Приклад.

Приклад №2:

Директору магазину "Магніт" Левіної Р.І. Від завідувача складу Ворошилової С.В.

Я, Ворошилова Світлана Вікторівна., 30 листопада 2015 року запізнилася на своє робоче місце на 3 години. Вся справа в тому, що за день до цього придбала новий годинник-будильник. Не розібравшись повністю з основним механізмом цього будильника, я встановила таймер неправильно і через це проспала на 1 годину. Усвідомлюю свою провину повністю. Даю обіцянку, що більше таке не повториться з мого боку. 30 листопада 2015 року (підпис) Ворошилова. С.В.

Пояснення про помилку: Приклад.

Цей вид документа трапляється дуже часто. Помилки в цьому випадку можуть бути різного роду. Вони зазвичай стосуються оформлення документів, практичної діяльності тощо. І тут ми розглянули ситуацію про невиконання плану роботи.

Керівнику ТОВ «Вікна в Дім». Симонової Є.А. Від головного спеціаліста Рибіної О.В.

Пояснювальна записка. Про невиконання плану за грудень 2015 року.

Я, Рибіна Ганна Віталіївна, здійснивши аналіз ситуації, що відбулася, яка має відношення до невиконання плану з оформлення договорів купівлі продажу, пояснюю наступне. Ця проблема виникла через брак працівників, оскільки за один місяць були з роботи звільнені 3 співробітники, а на їх заміну нікого і не прийняли. Троє працівників, що залишилися, не можуть впоратися з великим обсягом роботи, хоч і працюють понад належну норму.

Пояснювальна записка про запізнення працювати: Зразок.

Оформлення акта про неподання працівником пояснювальної записки

У разі, якщо після закінчення встановленого періоду часу пояснювальна записка нічого очікувати надано працівником, відповідно до ст. ТК РФ керівник має оформити відповідний акт. Але слід зазначити, що законодавцем не вказується, хто саме з працівників повинен виконати дану дію, в які терміни і чи необхідно ознайомити з ним співробітника. Акт має бути складений за участю певної групи осіб та повністю підтверджувати встановленими ними факти чи події. З цієї причини оформити його потрібно колегіально. Крім цього, необхідно залучити до цієї справи тих працівників, які особисто були присутні в момент вручення співробітнику повідомлення про прохання надати пояснювальну записку. Складається вона на стандартному бланку і має такий вигляд:

Зразок акту:

АКТ 10.08.2015 Про ненадання працівником пояснення у письмовій формі у зв'язку зі скоєнням дисциплінарного проступку.

Мною, керівником відділу кадрів Апаріною В.В., за присутності головного бухгалтера Петрової Н.І та головного економіста Агапкіної Ю.Б. було складено акт про наступне: 07.07.2015р бухгалтеру Петровій Н.І. згідно зі ст. 193 ТК було запропоновано надати 09.07.2015р пояснювальну записку щодо скоєного нею дисциплінарного проступку, пов'язаного з відсутністю на роботі протягом 7 годин поспіль. Петрова Н.І. не зробила цього у встановлений термін, підтвердивши, що раніше давала своє усне пояснення і писати більше нічого не буде.

Цей акт оформлений у двох примірниках. (Підпис) Апаріна В.В. (Підпис) Агапкіна Ю.Б. (Підпис) Сидорова Є.А.

Примірник акта отримала: /Підпис/ Петрова Н.І.

Пояснювальна записка про пропуск занять в університеті: Приклад.

Не потрібно розцінювати відмову від складання пояснювального документа як новий дисциплінарний проступок, оскільки це є правом самого співробітника, а не його обов'язком. І цим актом керівник може підтвердити лише те, що всіх законодавчих норм дотримано.

Відмінність пояснювальної записки від службової та доповідної. Не треба плутати три дані поняття. З першим поняттям нам уже все ясно. Знаючи, як правильно скласти пояснювальну записку, ви легко впораєтеся і з рештою.

Про інші документи поговоримо коротко. Доповідна записка має зовсім інший характер. Основою метою її складання є доповісти керівнику організації про факт, що відбувся, ситуації, що мають місце.

Службова записка – це передача будь-якої інформації від одного керівника до іншого, працівника одного відділу до співробітника іншого тощо. В основному, службові записки пов'язані з господарськими, матеріально-технічними, організаційними та іншими питаннями. Простіше кажучи, це ділове листування.

Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці: Зразок.

На закінчення

З цієї публікації ви дізналися про те, як правильно потрібно складати пояснювальну записку приклади різноманітних пояснювальних записок можна знайти тут. Немає єдиного бланка для пояснювальної записки. Але все ж є деякі вимоги, на які ми вказали в нашій статті. Тому зверніть на них увагу при складанні цього документа.

Вам варто переглянути відео

Зараз ми поговоримо про різноманітні реальні ситуації, які можуть виникнути в організації, якщо виникне прохання. За вказаним посиланням ви зможете прочитати про те, які правила складання пояснювальних записок, там також наведено її форму. У цій статті ми запропонуємо вам кілька прикладів пояснювальних записок. Однак майте на увазі, що в організації може виникнути і така ситуація, коли буде потрібна додаткова юридична консультація.

Ситуація 1

Якщо вам потрібно скласти пояснювальну записку, то при її написанні викладайте всі обставини. Вам необхідно продемонструвати, що організація робить все, що може. Якщо справа так, що справи пішли погано не з вашої вини, наприклад, ще до вашого надходження на роботу в цю фірму, то слід показати, що на виправлення ситуації знадобиться певний час.

«Я працюю у відділі маркетингу та договорів однієї стільникової компанії протягом чотирьох місяців. По роботі мені доводиться їздити об'єктами, на яких встановлені антени та щогли нашої компанії, а також займатися договорами. Наша фірма має такі об'єкти, договори за якими відсутні вже більше трьох років, тобто задовго до того, як я прийшла на цю роботу.

І ситуація склалася таким чином, що мені необхідно написати пояснювальну записку, чому договір досі не оформлений, і чому такий штраф від Мінфіну. Порадьте, як вчинити? Адже я тільки-но зуміла дістатися цих об'єктів, оскільки до цього довелося займатися іншими об'єктами, терміни у яких також давно минули.

«Я, (ПІБ), працюю в компанії з 27.04.2014. Згідно з посадовою інструкцією від 27.24.2014 я займаюся оформленням договорів на встановлення об'єктів. В даний час мною було оформлено 65 договорів на об'єкти, які були знову введені в експлуатацію. Однак у організації є об'єкти, договори куди були укладено понад три роки. Частина таких договорів на сьогоднішній день вже оформлена мною, але у зв'язку з великою кількістю об'єктів та їхньою віддаленістю я не встигла підготувати до підписання всі договори, у тому числі…»

Ситуація 2

Коли проти вас висувають безпідставні звинувачення, вам обов'язково слід захищатись: «Я не винен у поломці пристрою. Вважаю за необхідне відзначити, що цей пристрій часто використовується в роботі… Оскільки винні у поломці не були встановлені, прошу не утримувати із зарплати вартість…»

Не виключено, що у вас є свідки, у такому випадку слід використовувати такі звороти як: «Мої слова може/можуть підтвердити ПІБ», також можуть бути використані показання камер відеоспостереження тощо. За наявності пом'якшуючих обставин можна використовувати такі фрази: «У зв'язку з подією я перебував у шоковому стані», «Були зламані внаслідок аварії водопроводу» тощо.

Можливо для вас буде вигідніше при описі того, що сталося, промовчати про ті чи інші деталі, особливо, якщо деталі не мають великого значення і не впливають на об'єктивність оцінки ситуації.

«09.06.2014 мені довелося вирушити по роботі в одноденне відрядження до Ростова-на-Дону, а вже наступного дня необхідно було вийти на роботу. О 15:00 я звільнився і вирушив на автовокзал, проте дорогою у мене почалися шлункові кольки, і в мене різко погіршилося самопочуття. Довелося звертатися за медичною допомогою. Коли мій стан покращився, було вже о 20.00, я знову поїхав на автовокзал, але виявилося, що передостанній автобус пішов о 19.45. Я став чекати на автобус, який мав вирушити о 21.45, але його скасували. Дістатися назад було більше нема на чому. Тоді я зателефонував начальнику своєї групи, пояснив ситуацію та домовився, щоб наступного робочого дня мене підмінили.

Зараз директор нашої компанії вимагає пояснювальну, але я не знаю, як її правильно скласти і не уявляю, до кого можна звернутися по допомогу у цьому питанні. Не хочу згадувати про свої проблеми зі здоров'ям, оскільки це може спричинити моє звільнення. Будь ласка, підкажіть, як мені вчинити...»

Так як пояснювальна записка передбачає викладення всіх обставин події у вільній формі, то так і чиніть. Вам не обов'язково розповідати про свій стан здоров'я, в даному випадку достатньо буде послатися на відміну автобуса, на який вже був куплений квиток.

Ситуація 3

Що робити, якщо під час робочого процесу ваші емоції зашкалюють, і ви розумієте, що трохи перегнули ціпок і перейшли на особистості? Не варто заперечувати очевидне. Однак, ви завжди можете трохи пом'якшити факти та уявити ситуацію таким чином, щоб викликати до себе симпатію.

«Допоможіть, будь ласка, правильно скласти пояснювальну та разом із нею зустрічну доповідну записку. Справа така. У нашій фірмі затримують виплату зарплати, і у цій ситуації заступник керівника намагається спровокувати працівників на порушення дисципліни, бунт та невихід на робочі місця. Ведучи зі співробітниками провокаційні розмови, вона отримує їхні думки щодо ситуації, а потім передає їх керівнику організації. У відповідь на таку поведінку я сказала, що вона юда та зрадниця. В результаті заступник написала доповідну, в якій звинуватила мене у порушенні субординації та трудової дисципліни, а також у образі.»

«Заступник директора Іртеньєва Г.П. систематично підбурює співробітників компанії до невиходу на робочі місця через затримку заробітної плати, а також займається доносами на колег. Внаслідок таких дій 16.10.2014 у нас із нею виник конфлікт, у ході якого я відверто висловила їй свою думку на її рахунок, назвавши її зрадницею. Інших образливих виразів на адресу Іртеньвої Г.П. я не допускала, порушень трудової дисципліни також не було. Вважаю, що маю право на висловлення власної думки.»

Ще одним варіантом самозахисту у подібних ситуаціях може стати контратака. Однак, слід розуміти, що використання відвертої брехні тут неприпустимо. Наприклад: «У доповідній записці (далі посада і ПІБ заявника) ситуація представлена ​​у спотвореному вигляді…», «Крім того, ПІБ підвищила тон до крику в розмові зі мною і в образливій формі назвала мене некомпетентною (сказала, що в цій фірмі будь-яка людина розумніша за мене). У такій ситуації я не змогла стриматись, також підвищила тон і висловила свою думку про неї».

Можемо навести ще один приклад подібної пояснювальної записки: «Однак технік прибув на місце лише через 1 годину 10 хвилин після виклику, через що я не стримався і на підвищених тонах висловив свою думку про його недбале ставлення до роботи».

Ситуація 4

Не варто заперечувати, якщо ви припустили прорахунок. Вам слід спробувати описати ті труднощі, з якими довелося зіткнутися. Не треба марно принижувати себе, адже кожен має право помилятися. Тим більше, немає ніякої впевненості, що інша людина впоралася б краще за вас. Крім того, іншого співробітника треба ще знайти: пройти співбесіди, підібрати людину, яка підходить за кваліфікацією, досвідом та рівнем заробітної плати. А значить, ваша помилка не означає, що ви будете відразу ж звільнені або піддані суворим дисциплінарним стягненням.

«Працюю у кредитному відділі банку. У зв'язку з великою завантаженістю і безладом, що утворився на робочому столі, не змогла вчасно відправити заявку. Це спричинило те, що клієнти на мене написали скаргу. Керівництво потребує пояснювальної. Що мені краще написати у ній? Як правильно пояснити, що я просто не змогла впоратися зі своїми обов'язками, тому що маю ще дуже невеликий досвід і була того дня сильно завантажена роботою?

«Я, (ПІБ), працюю в кредитному відділі банку з 22.07.2014. Досі не мала досвіду роботи з кредитною документацією. Мої посадові обов'язки включають: (тут іде перерахування). Документообіг становить у середньому 200 документів на день.

Так як я маю невеликий досвід роботи та була дуже завантажена 05.08.2014, я не впоралася зі своїми посадовими обов'язками. У зв'язку з цими причинами заявку на кредит №… від 05.08.2014 було надіслано з порушеннями встановлених термінів...»

«Прошу допомогти правильно сформулювати пояснювальну записку. Я обіймаю посаду старшого спеціаліста у Фонді ЗМС. Одна медична організація припустилася помилки у своєму річному звіті, а я її не помітила. Тепер керівництво вимагає від мене пояснювальної...»

Ситуація 6

Як зробити, якщо ви допустили порушення, і вас на цьому спіймали? Звичайно, треба визнати свою провину і дати обіцянку не допускати у майбутньому такої поведінки. Така тактика добре спрацює, якщо це був одиничний випадок, а не постійне зловживання.

«У нашій фірмі дозволяється виходити в Інтернет лише з робочих питань. Періодично, коли я мало завантажений по роботі, відвідував кілька сайтів та форумів на тематику ремонту та автомобілів. Від керівництва надійшов список ресурсів, на які я заходив, і попросили пред'явити пояснювальну записку, чому я несанкціоновано використовував корпоративний Інтернет у особистих цілях. Як написати її правильно?

Якщо вас спіймали на місці злочину і пред'явили список порушень, вам залишається лише покаятися. Зробити це можна у такій формі: «Визнаю, що періодично користувався корпоративним Інтернетом за особистою потребою. Зобов'язуюсь надалі не робити цього, а також прошу не піддавати мене будь-яким дисциплінарним стягненням».

Ситуація 7

Якщо ваш безпосередній начальник підтримує вас і знаходиться на вашій стороні, вам необхідно написати щось нейтральне та задовольняє інші служби/відділи.

«Я працюю інженером-технологом на виробничому підприємстві, на прохідній у мене вилучили особистий перепустку, тому що у нього закінчився термін дії. Мій керівник вимагає, щоб я склав «грамотну» пояснювальну записку для служби безпеки. Порадьте, що написати...»

«Я, (ПІБ), не продовжив особистий перепустку в належний термін через …».

Причини можуть бути зазначені різні: відрядження, лікарняна відпустка, а також аналогічні причини у особи, яка займається продовженням перепусток. Можливо й так, що ви зверталися за продовженням пропуску, проте відповідальний співробітник був у той момент сильно завантажений (у зв'язку з встановленням нової апаратури, підготовкою звітів тощо), і вас попросили підійти іншим разом.

Ситуація 8

Якщо ви плануєте виявити ініціативу і припускаєте отримання управлінського рішення від свого керівництва, щоб внести будь-які зміни у виробничий процес чи поліпшити нестабільну ситуацію, необхідно буде .

«Будь ласка, допоможіть написати доповідну записку, я навіть не знаю, на чию адресу її складати. Справа така. Мене призначили на об’єкт відповідальним за розвантаження залізничних вагонів. Зіткнувся там із порушеннями ТБ за інструкцією, що регламентує розвантаження вагонів. Відбувається наднормативне складування матеріалу, сам майданчик не посипається протиожеледними речовинами, робітники мерзнуть, оскільки вони не утеплені, як вимагає інструкція. Робота провадиться навіть під час туману, хоча інструкція забороняє це. Проте начальник охорони праці стверджує, що немає права зупиняти виробництво...»

Вам слід звернутися до своєї доповідної записки безпосередньо до керівника вашої компанії. Зробити це можна так: «Доводжу до вашого відома, що на об'єкті X залізничні вагони розвантажуються з порушенням інструкції з техніки безпеки… тощо». Потім ви можете описати ситуацію аналогічно тому, як виклали у своєму запиті.

Природно, життєві обставини та робочі ситуації дуже різноманітні, а тому передбачити кожен випадок неможливо, як неможливо знайти готовий зразок документа на будь-який запит. Однак, ми сподіваємося, що завдяки наведеним прикладам пояснювальної записки, ви отримаєте практичну користь для себе і в майбутньому зможете впоратися з різноманітними ситуаціями.

Якщо працівник робить будь-які протиправні дії на своєму робочому місці, або, навпаки, не діє, роботодавець може вимагати від нього письмові пояснення того, що відбувається.

Якщо працівник не виконує своїх безпосередніх трудових обов'язків, порушує дисципліну праці або розпорядок дня на підприємстві, то роботодавець має право застосувати до такого недбайливого працівника дисциплінарне стягнення. Але перед цим він має вимагати з працівника письмове пояснення, в якому будуть описані підстави для вчинення працівником такого вчинку.

Пояснювальну краще писати від руки. Це підтверджує авторство співробітника, що провинився. Як показує судова практика, випадки відмови від авторства службових документів, надрукованих на комп'ютері, досить великі.

Письмове пояснення застосовується тоді, коли слід довести поважність причин того, що сталося. Оскільки перед тим, як застосувати до працівника дисциплінарне покарання, роботодавець повинен ретельно розібратися в тому, що сталося, то в пояснювальній записці аргументуються деталі.

Кожна пояснювальна записка повинна докладно викладати всі подробиці вчиненого, щоб роботодавець міг чітко розуміти, чи вина його працівника в тому, що сталося, чи ні.
Крім того, записка може мати і виправдувальний характер, коли співробітник у деталях пояснює роботодавцю, що його провини в тому, що трапилося, немає.

На складання записки законом відводиться 2 робочі дні. Якщо протягом цього терміну записка не буде представлена ​​роботодавцю, потрібно буде складати акт про неподання. Наявність або відсутність записки у цьому випадку ніяк не вплине на застосування дисциплінарного стягнення.

Працівник зобов'язаний пояснити роботодавцю, що спричинило скоєння тієї чи іншої вчинку. Обставини можуть мати різний характер, але вони призводять до таких порушень трудовий дисципліни:

• запізнення працювати. Причини можуть бути поважними та неповажними. Але працівник має чітко їх описати. Закон не застерігає, які причини є поважними. Це вирішуватиме начальник. Але, наприклад, травма дорогою працювати буде вважатися поважною причиною для запізнення;
• невиконання співробітником своїх безпосередніх трудових обов'язків або виконання їх у неповному обсязі, що призводить до зниження показників відділу чи іншого структурного підрозділу;
• відсутність на робочому місці без поважних причин та без відповідних документів;
• одержання співробітником травм. Пригода має бути пов'язана з недбалістю самого співробітника;
• працівник не виконав доручення, дане йому роботодавцем чи його безпосереднім начальником. При цьому видане доручення не входить до основних обов'язків цього співробітника;
• працівник присутній робочому місці у алкогольному, наркотичному чи токсичному сп'яніння. Цей факт має бути підтверджений медичним висновком. Факт, що «від нього пахне» не є доказом. Поважних причин такого порушення немає, тому працівник може лише написати виправдувальну пояснювальну;
• співробітник не надав своєму безпосередньому начальнику достовірну інформацію про стан виробничої діяльності на довіреному йому обладнанні;
• порушення правил безпеки життєдіяльності, що передбачені на даному підприємстві, та які закріплені у відповідному нормативному акті.

Вимагати письмових пояснень може лише роботодавець або уповноважена особа, яка має право приймати рішення про застосування стягнень. Така уповноважена особа має бути призначена на посаду безпосередньо роботодавцем, або ж загальними зборами учасників товариства.

Працівник має право не писати пояснювальну на роботі, оскільки вона прямо чи опосередковано підтверджує його провину у пригоді. Але, як свідчить практика, при відмові працівника, роботодавець визнає його винним і застосовує щодо нього стягнення до звільнення.
При цьому відмова від написання пояснювальної керівнику має бути письмовою, інакше роботодавець не доведе, у разі судового розгляду, що він вимагав у працівника пояснень, а він їх не подав.

Але краще написати пояснення та викласти всі факти чесно. Тоді є ймовірність того, що роботодавець «перейметься» проблемами свого підлеглого і простить його. Як наслідок, покарання не буде застосовано.

Пишеться пояснювальна від руки на звичайному аркуші паперу, або фірмовому бланку підприємства. Вона повинна включати 2 частини:

• фактичну – це затвердження факту запізнення;
• пояснювальну – тут працівник пояснює, чому він запізнився. У цій частині документа співробітник наводить підстави і доводи, які можуть виправдати (або хоча б пояснити) факт запізнення, що стався.